Tareas de oficina Recepcionista

Una de las tareas más importantes es para saludar a la gente que viene a través de la puerta cada día. El recepcionista debe cumplir cada visitante con un saludo feliz, y averiguar su negocio. Si el visitante tiene una cita con el vicepresidente, el recepcionista debe llamar y dejar que él o ella sabe la reunión está listo. Si el visitante necesita para hacer una cita, él o ella debe programar una hora que sea. El recepcionista debe asegurarse de que los visitantes se sientan cómodos mientras esperan. Los empleadores esperan permanecer en el tiempo para las reuniones, y confían en su recepcionista por esa razón.

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Contestar el teléfono es otro derecho necesario de cualquier recepcionista de la oficina. Sirven la función muy importante de la detección de llamadas y asegurarse de que las personas adecuadas llegan a los empleados adecuados. Siempre deben estar astilladora en el teléfono. Si la persona que llama pide hablar con un determinado empleado, deben transferir esa llamada. Si la persona que llama desea programar una reunión, que se puede realizar esta tarea, pero debe estar seguro de comprobar con el empleador. Si la persona que llama simplemente tiene que dejar un mensaje, que debe asegurarse de tener un software de procesamiento de almohadilla o palabra que la bajara, o lo trasladará al correo de voz.

Gran parte del trabajo de la recepcionista se asegurándose de que las citas se mantienen. Programación depende de las necesidades y deseos de ambas partes. Si el jefe no puede manejar las reuniones de regreso a la espalda, y luego la recepcionista debería espaciar sus citas. Si el cliente tiene que reunirse el miércoles de la próxima semana y no este lunes, el recepcionista debe hacer los cambios necesarios. Es una regla de oro para confirmar siempre con ambas partes al reprogramar. Es también una buena idea para imprimir o enviar por correo electrónico el calendario cada día para el empleador para que él o ella se queda en la tarea.

Correo, si los paquetes, cartas, paquetes expresan, o incluso de correo electrónico, inundará la oficina. La recepcionista es responsable de asegurarse de que cada pieza de correo se entrega correctamente. Cada empleado debe tener un cubículo o caja donde se compruebe su correo. La responsabilidad de la recepcionista es averiguar dónde va cada pieza, y se divide en consecuencia. Si se trata de un importante paquete, deben marcarlo como tal.

Algunas oficinas de médicos o dentales tienen registros de pacientes que necesitan ser presentada después de cada visita. Otras oficinas tienen casas abiertas u otros eventos, y necesitan un registro de quién o cuántos visitado. Lo que necesita la oficina, recepcionistas deben saber qué seguir la pista. Estos registros se mantienen a menudo en el software de hoja de cálculo, por lo que deben estar familiarizados con los programas informáticos como MS Excel.

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Mandados a menudo caen a la recepcionista. Por ejemplo, se les puede pedir a pedir café para el jefe de la mañana, o pueden tener que correr a la tienda de la esquina y recoger el almuerzo para todos. Probablemente tendrán que hacer copias de los documentos en una máquina de copia durante el día. Los detalles de funcionamiento de la oficina a menudo caen a ellos.