Conocimientos y habilidades que una persona debe saber para una oficina de empleo

Trabajar en un entorno de oficina en un papel administrativo o de oficina requiere una amplia gama de habilidades y conocimientos. Un personal de la oficina por lo general se presta apoyo y organización de la infraestructura de una empresa, que puede cambiar día a día. Los tipos de habilidades e información de un miembro del personal de oficina debe saber se pueden dividir libremente en cinco categorías: gestión de proyectos y de ejecución, supervisión de la oficina, organización y difusión de la información, tecnología de oficina, y que contribuyen a la cultura de la oficina. Si bien estas tareas pueden parecer radicalmente diferente, todos ellos requieren iniciativa, la independencia y la flexibilidad.

Se espera que con frecuencia personal de la oficina para iniciar o completar proyectos. Estos proyectos pueden ser pequeñas e inmediatas, tales como la reorganización de un armario de suministros, llenar sobres para un correo de salida o la creación de folletos. También pueden ser en una escala más grande o en curso, tales como el responsable de las cuentas por cobrar o por pagar de una empresa y la planificación de las reuniones de empresa o itinerarios de viaje ejecutivos. proyectos de oficinas, ya sean grandes o pequeñas, requieren organización, auto-motivación y atención al detalle.

funciones de gestión y supervisión desempeñan un papel cada vez mayor en muchos puestos de trabajo de oficina. Un empleado de oficina se le puede pedir para llevar un registro de las acciones de la oferta y la responsable de los suministros cuando el reordenamiento de los niveles de existencias se están agotando. Ella puede actuar como un centro de información y se le pedirá a difundir información a los asistentes o secretarias personales de los ejecutivos. También se le puede pedir a hojas de vida de campo e incluso hacer entrevistas de selección a efectos de recursos humanos.

Un empleado de oficina tiene que saber cómo manejar con eficacia, organizar y distribuir información importante dentro de la empresa. Esto puede ser tan básico como la transmisión de mensajes telefónicos con precisión, manejo de correspondencia comercial o distribución de correo interno a los destinatarios correctos. tratamiento de la información también puede incluir tareas complejas, tales como la gestión de base de datos, contabilidad, gestión de los itinerarios de viaje de los superiores, la realización detallada mantenimiento de registros y la entrada de datos, redacción de informes de negocio, y la implementación de un sistema organizado de mantenimiento de archivos dentro de la oficina.

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La familiaridad con la tecnología de oficina común es importante para aquellos que desean un trabajo de oficina. Él debe saber cómo usar el equipo general y común de oficina, como una máquina de fax, una fotocopiadora, trituradoras de papel, tarjetas de tiempo, sistemas de líneas de teléfono y, por supuesto, las computadoras. La tecnología informática se ha convertido en un componente integral de muchos entornos de oficina y un empleado de oficina debe conocer, como mínimo, la forma de enviar y recibir mensajes de correo electrónico, la entrada de datos básica, y la creación de documentos utilizando un procesador de textos o programa de hoja de cálculo. Escribir es una habilidad esencial para muchas de estas tareas.

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La mayoría de las oficinas tienen más de un miembro del personal, por lo que la importancia de las habilidades interpersonales profesionales para un trabajo de oficina no puede ser subestimada. Un empleado de oficina debe tener la capacidad de trabajar en equipo, tomar la crítica constructiva y la dirección de los supervisores, y cultivar una actitud amable, profesional, tanto en persona como por teléfono. Contribuyendo a la moral de la cultura de la oficina es un aspecto crucial de cualquier trabajo de oficina.