¿Cuáles son las ventajas de los diagramas de flujo de trabajo?

A nivel macro, los diagramas de flujo de trabajo pueden actuar como un modelo - que proporciona un amplio alcance del proyecto. Diagramas como la ayuda “corchera” para evaluar los recursos humanos y de capital, mientras que la “caja de arena” ilustra planes de contingencia viables. En el desarrollo de la estrategia del proyecto intrincada, los administradores pueden utilizar diversos (ya veces complicadas) algoritmos matemáticos para ayudar a predecir los posibles resultados. Un diagrama de flujo de trabajo, para traducir las estrategias escritas y ecuaciones matemáticas en un formato que cualquier empleado pueda entender.

Un diagrama de flujo de trabajo puede actuar como visión general de un proyecto, para ilustrar el proyecto en un formato fácil de leer a cada miembro del equipo. El diagrama puede ayudar a asegurar que todas las partes involucradas están en la misma página, lo que ilustra la línea de tiempo, presupuesto y plantilla delegación del proyecto. Un jefe de departamento puede utilizar este documento para ver el impacto que tendrá el proyecto en su división y subordinados. Además, cualquier torcedura en el sistema relacionados con el proyecto pueden ser más claras en un diagrama, en lugar de por escrito. Por lo tanto, a vista de pájaro del proyecto podría ayudar a los gerentes para evaluar su viabilidad más rápidamente y proporcionar información crucial antes de la iniciación del proyecto.

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Video: Importancia del diagrama de flujo

Desde un punto de vista micro, diagramas pueden ayudar a los gerentes a planificar cada paso necesario para la finalización del proyecto. A las acciones de los departamentos más tediosas, el diagrama de flujo ayudará a ilustrar cada etapa del proceso, incluyendo el cronograma de hitos, que es la línea de tiempo que dicta los pasos cruciales para la finalización del proyecto. Además, el diagrama de flujo de trabajo puede actuar como una herramienta de simulación de proyectos, ayudar a los gerentes a entender la importancia de la eficiencia de su departamento y su efecto sobre los demás. A medida que avanza el proyecto, los administradores pueden utilizar esta maqueta flujo de trabajo como una guía de referencia, siguiendo el progreso del proyecto a través de sus diversas etapas, desde el inicio hasta su finalización.

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Un diagrama de flujo de trabajo que ayuda a los gerentes a entender la distribución de la fuerza de trabajo es el diagrama de “carril de natación”. Se degrada las funciones de los miembros del equipo durante cada etapa del proyecto, permitiendo a los administradores para ver quién está trabajando en qué aspecto del proyecto en un momento dado. El beneficio de tener este diagrama elaborado antes de tiempo es que los administradores pueden evaluar cuál podría ser necesario asignar más recursos humanos para producir el proyecto a tiempo departamentos. Por ejemplo, cuando se mira en un diagrama de carril de natación, los gerentes podrían descubrir que podría tener que ser reforzada por dos asistentes adicionales para ayudar de manera eficiente rotación de fase de desarrollo del proyecto del departamento de diseño de producto.

La planificación de errores debería ocurrir en todas las etapas del proyecto, y un diagrama de flujo de trabajo puede ayudar a ilustrar los planes de contingencia. El diagrama de “caja de arena” es un diagrama de flujo de trabajo que examina qué hacer si las cosas deben ir mal en cualquier etapa del proyecto. En las etapas cruciales, de alto riesgo en el flujo de trabajo, los posibles problemas se marcan y varios planes de copia de seguridad se describen junto con los posibles resultados. Este diagrama de flujo de trabajo permite a un gerente para ver posibles errores que van a cambiar el flujo de trabajo. diagramas de caja de arena es una herramienta ventajosa incluso para el más optimista de los gerentes, porque si se produce un error, el plan de contingencia ya está puesto en marcha. Por lo tanto, puede ayudar al equipo de trabajo de manera más eficiente cuando se trata de resolver el problema, ya que las estrategias de contingencia están fácilmente disponibles.