Cómo crear una matriz de distribución de documentos
Una matriz de distribución de documentos le da una referencia visual para determinar cómo comunicarse con una amplia gama de personas. Estas matrices son útiles en los negocios, la escuela y cualquier otra organización que se comunica a través de documentos impresos o informatizados. herramientas de hojas de cálculo computarizadas, como Excel, Numbers, 1-2-3 o Calc, son las mejores herramientas para crear una matriz de distribución de documentos, pero se puede utilizar cualquier software que le permite crear tablas. Si su organización es pequeña, es posible que pueda llamar su matriz a mano.
Lanzar un nuevo libro en su programa de hoja de cálculo o la creación de una nueva tabla en un procesador de textos. programas de hojas de cálculo pueden manejar más datos que las tablas, así que elige ese formato si usted tiene la opción.
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Una lista de cada tipo de documento que utiliza para su organización en la fila superior de la hoja de cálculo, a partir de la segunda columna. Los tipos de documentos para una matriz general podrían incluir calendarios, actas de reuniones, informes de ganancias y boletines especiales. Si su matriz es para un proyecto específico, la lista de los documentos individuales relacionados con el proyecto en lugar de categorías de documentos. Por ejemplo, una matriz documento proyecto de construcción podría enumerar artículos tales como dibujos eléctricos, dibujos de arquitectura, elevaciones y copias de los permisos específicos.
Una lista de todos los miembros de su empresa u organización abajo de la primera columna en el lado izquierdo de la hoja de cálculo, a partir de la segunda fila. Romper las personas en categorías, en su caso. Por ejemplo, en una matriz de pequeñas empresas, las categorías podrían ser "gestión", con todo el personal de gestión en orden alfabético por debajo de la categoría de partida, "Empleados" con los que se enumeran alfabéticamente a continuación, "Clientes" con los que se enumeran en orden alfabético y "Marketing" con todos sus contactos de comercialización externos en la lista.
Comprobar su fila de cabecera y la columna para asegurar ambas listas están completas. Si se hace que la visualización de la matriz más fácil, añadir sombreado a la categoría miembro de filas para que tenga una ruptura entre los tipos de personas que reciben la documentación.
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Trabajar abajo de su columna primer documento, que será la columna B en la mayoría de los programas de hojas de cálculo, y coloque una "e" en la celda de al lado del nombre de cualquier persona que debe recibir ese documento electrónicamente. Coloque una "p" en la celda contigua a cualquier persona que debe recibir una copia impresa de ese documento. Si una persona no debe recibir ese documento, salir de la celda al lado de su nombre en blanco. Si sus necesidades son más complejas, modificar la notación para adaptarse a su organización. Por ejemplo, puede escribir "2 copias en papel" o "P-2" para indicar varias copias. Mientras todos en su organización entiende la notación, utilizar cualquier método que funcione para usted.
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Repita el proceso para cada columna, trabajando por la lista para marcar el papel y en formato electrónico. Esto completa su matriz de distribución de documentos.
Un hiperenlace desde su distribución de documentos de hoja de cálculo matricial en su base de datos de información de contacto, si es posible. Esto permitirá que se hace clic en un nombre de la matriz para abrir la información de contacto de esa persona para que pueda enviar fácilmente copias electrónicas o en papel. Comprobador de archivo "ayuda" de su programa de hoja de cálculo para aprender cómo hacer esto.