¿Qué es el procesamiento por lotes de cuentas a pagar en el proceso de contabilidad?
La dosificación de las cuentas a pagar es el proceso de agregación de las facturas a pagar en grupos, o lotes, y haciendo una entrada en los registros de contabilidad para todo el lote de facturas, en contraposición a las entradas de diario individuales para cada beneficiario. Preparación de lotes es una técnica común que se utiliza para reducir las entradas de diario, y ayuda a que el sistema de información contable operar de manera más eficiente. Sin embargo, los procedimientos de procesamiento por lotes tienen inconvenientes.
Reducción de las Transacciones
La principal ventaja de las cuentas por pagar por lotes de transacciones es una reducción de las entradas en el sistema contable. Las empresas con un alto número de transacciones de bajo valor del dólar pueden ver rápidamente miles de débitos y créditos en cuentas de gastos. Este nivel de detalle en el libro mayor de cuentas por pagar es innecesario y crea una carga de procesamiento para el sistema de contabilidad computarizado. Por dosificadora de transacciones en una base diaria o semanal, esta carga se alivia.
Creación de un fichero de auditoría
Video: Devolucion a Clientes
Cuando las transacciones se procesan por lotes sobre una base diaria y los pagos se realizan mediante cables, es simple para los supervisores de contabilidad para conciliar cantidades de efectivo a diario a las salidas de efectivo de la cuenta de banco, como los extractos bancarios con frecuencia lista de transacciones totales diarios. Además, las selecciones aleatorias de facturas pagadas se pueden hacer y rastrear en lotes y el extracto de cuenta para asegurar cantidades registradas son exactos.
Análisis rápida
Video: GI Empresa - Contabilidad / Asientos por lotes del módulo Compras
dosificación diaria y semanal de las transacciones contables permiten analizar rápidamente la tendencia de las cantidades de pago por día. Cada lote de pagos representa la misma unidad de tiempo- valores atípicos son fácilmente identificables haciendo una lista de totales de lotes diarios y la investigación de cantidades altas o bajas. Sin embargo, la dosificación hace que sea más difícil detectar las salidas de efectivo anormales de forma individual. Si la empresa está preocupada por grandes pagos en efectivo se realizan sin autorización, los supervisores pueden establecer políticas para incluir firmas dobles en grandes cantidades.
Dificultad en la conciliación
Un inconveniente potencial de cuentas por cobrar de dosificación puede ser dificultad de reconciliación. Si contadores de las empresas no son diligentes en la grabación de lo transacciones componen cada lote, la reconciliación de pago puede ser difícil, si no imposible. Si existe esta debilidad, que puede ser fácil para los empleados para cometer fraude o vendedores de disputar que han recibido el pago.