Cómo escribir una carta de cambio de dirección a los vendedores
Buenas comunicaciones con los proveedores de su empresa es esencial para mantener una cadena de suministro que funcione sin problemas. Cuando su negocio se traslada, usted quiere asegurarse de que todos sus proveedores son notificados y tener tiempo para actualizar la información de contacto y envío. Una carta de cambio de dirección no es difícil de preparar, pero hay que hacer un poco de planificación. Evitar dejar esta tarea hasta el último minuto.
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Compilar una lista de correo completa de los proveedores de su empresa. Empezar a hacer la lista de al menos seis semanas antes de la fecha efectiva del traslado de la empresa, por lo que puede enviar por correo a cabo el cambio de caracteres de dirección antes de tiempo. Es posible que tenga que enviar más de una letra en algunos casos. Por ejemplo, un vendedor puede tener un departamento de pedidos y el envío que está separado de sus oficinas de facturación. Usted tendría que notificar a ambos.
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Ponga la información de cambio de dirección única en el cuerpo de la carta a los vendedores. Utilice su membrete de la empresa o poner su dirección actual e información de contacto en el saludo o el cierre de la letra que sigue el formato de carta comercial habitual.
A los vendedores que su negocio está volviendo a poner en el primer párrafo de la carta y dar la fecha del cambio. El movimiento real puede tardar varios días, por lo que dar la fecha exacta en la que deben enviarse la correspondencia y los envíos a la nueva dirección. Explicar por qué la compañía se está moviendo. Por ejemplo, decirle a los proveedores de la compañía se está expandiendo y necesita una instalación más grande les permite saber lo que está ocurriendo de una manera que crea una impresión favorable. Si va a haber un período durante el cual se cierran las operaciones, indicar la fecha se cerrará el negocio.
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Ponga la nueva dirección postal de la empresa en el segundo párrafo. Si la dirección de correo será diferente a la dirección de la calle, incluirlo también. Proporcionar cualquier otra información de contacto que está cambiando, como números de teléfono. Envíe la carta de cambio de dirección por lo menos tres semanas antes de la mudanza lo que los vendedores tienen tiempo para actualizar sus registros. Por último, proporcionar un número de teléfono o dirección de correo electrónico para que los vendedores hacen preguntas si es necesario.