Cómo escribir claramente las instrucciones

Mucha gente no va a leer las instrucciones, excepto como último recurso. Una vez que la gente hace leerlos, son útiles sólo si están escritos en un lenguaje claro y conciso. Cuando usted entiende a su público, usted estará mejor preparado para proporcionar una introducción, seguida de las instrucciones.

Las instrucciones dicen generalmente un lector cómo hacer, construir, operar o mantener un producto o procedimiento. En primer lugar, calificar a su público objetivo para saber qué tan bien entienden el tema. Por ejemplo, si usted está escribiendo instrucciones para los nuevos empleados, deben ser escritos en un lenguaje sencillo, mientras que las instrucciones para la alta dirección pueden incluir más jerga de la industria. Use un lenguaje apropiado para los lectores, e incluir todos los detalles que necesitan para llevar a cabo la tarea.

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Muy a menudo, los lectores se saltan una introducción narrativa y se mueven a la derecha en las instrucciones. Una forma de ayudar a los lectores mueven a través de las presentaciones es escribir una explicación o razón de las instrucciones de una lista numerada en lugar de un párrafo. Los lectores son más propensos a revisar la lista. Incluir el propósito de las instrucciones, que deben leer el documento y lo que incluye, cada uno en un epígrafe separado. Esta introducción también da a los lectores una idea de lo que no está cubierto.

Abstenerse de utilizar la voz pasiva, tales como “El cable blanco debe ser insertado en el enchufe A.” En cambio, escribir la instrucción como comandos que requieren la voz activa, tales como “Insertar el cable blanco en el enchufe A.” Si usted está escribiendo una lista , una narración o un folleto, se rompen las frases largas con múltiples pasos en breves instrucciones que aparecen en las rúbricas. Romper frases que incluyen la palabra “y” en frases cortas separadas. En lugar de escribir “El cable debe ser empalmado y se coloca en la salida de rojo,” escribir dos frases que comienzan con verbos de acción, tales como “Empalme el cable. Coloque el cable empalmado a la toma roja.”A título en negrita clara podría decir algo como‘Hook Up the Wires’.

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Muy a menudo, las instrucciones también necesitan explicaciones. Escribir comentarios explicativos en una de dos maneras. Negrita las instrucciones reales de manera que se destacan, o proporcionar explicaciones en una columna separada para referencia. Una táctica es colocar los pasos de un lado del documento, con las explicaciones en un breve párrafo en una columna de lado a lado. Otra manera más eficaz consiste en negrilla las instrucciones reales y completar el paso a escribir la explicación. Por ejemplo, “Pulse el botón rojo durante tres segundos (en negrita). Esto permitirá que la luz para activar “.