Cómo responder a una carta de apelación
Pocas situaciones son más incómodo de tener que decirle a un empleado o un cliente: "No" La gente de negocios a menudo se sienten que la negativa a cumplir con las solicitudes crea malos sentimientos acerca de ellos y el negocio, lo que podría afectar a las ventas futuras. Peor aún, cuando un cliente o empleado apela una decisión que puede encontrarse el tener que decir que no, no una, sino dos veces. En este punto, el escritor está preocupado por el tono correcto a utilizar y la cantidad de información a revelar, no sea la correspondencia causa más consultas o incluso acciones legales.
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Obtener un pedazo de papel con membrete de usar por su respuesta. Una respuesta a un llamamiento representa la última palabra sobre el asunto, y el uso de papel con membrete oficial ayuda a transmitir la impresión de la autoridad.
Escriba la fecha, deje un espacio y escriba el nombre completo y la dirección del destinatario.
Saltar otro espacio, tipo "nombre Estimado Mr./Ms.(insert)" seguido de dos puntos. Si usted siente que la firmeza especial es necesario, omitir "querido" y simplemente escriba el nombre del destinatario. Saltar otro espacio.
En el primer párrafo, decirle al receptor de inmediato si se concede su apelación, y explicar brevemente por qué ella recibió su petición.
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Si no garantiza a la apelación, gracias al destinatario por su interés en su negocio o para su trabajo duro, y al final del párrafo darle las malas noticias. La colocación de la mala noticia al final del párrafo que permite la oportunidad de suavizar el golpe primero, que ayuda a retener la buena voluntad del destinatario. Explicar la razón para denegar la solicitud brevemente: no dar tanto detalle que el destinatario pueda examinar la política y de adivinar.
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Proporcionar cualquier información adicional de seguimiento en el segundo párrafo. Si se le niega la apelación, le hizo saber que su decisión es definitiva y que el asunto está cerrado.
Tipo de "Regards" o "Atentamente," y pase tres espacios de línea. Imprimir la letra y signo arriba de su nombre en tinta azul o negro. Conservar una copia de la carta para sus registros.
Enviar la carta por correo certificado con el fin de mantener un registro de su respuesta y prueba de que el destinatario ha recibido la carta. Este registro puede ser importante si el asunto llega a juicio.