Cómo llevar a cabo una auditoría I-9

Es una buena idea para su empresa para llevar a cabo un I-9 de auditoría interna de todos sus archivos de los empleados antes de que el gobierno decide que lo haga por usted. La ley federal requiere que todos los empleados contratados después del 6 de noviembre de 1986, verificar su identificación y autorización de empleo completando el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Los empleadores que no garantizan la exactitud de estas formas bajo la Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986 pueden enfrentarse a consecuencias legales y financieras.

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Revisar la Ley de Registros y Control de Inmigración de 1986 procedimientos de cumplimiento. Visita el sitio web de EE.UU. Ciudadanía y Servicios de Inmigración para asegurarse de que está siguiendo las directrices más recientes.

Preparar un documento que describe los procedimientos de cumplimiento para los auditores IRCA. Los auditores deben entender lo que debe buscar en los formularios y asegúrese de que todas las secciones del formulario de cumplir con la fecha y la prueba de los requisitos de autorización de empleo del gobierno. Sección 1 del formulario I-9 requiere la realización en la fecha de contratación. Sección 2 requiere que se complete dentro de los tres días hábiles de la fecha de contratación (el gobierno cuenta los días festivos y fines de semana si la empresa está abierta esos días) por el empleador. En esta sección, el I-9 lista de documentos aceptables para una prueba de identidad y elegibilidad para el trabajo. Copias de esta identificación debe ser con la forma I-9.

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Crear una lista de todos los empleados contratados desde el 6 de noviembre de 1986. Incluya el apellido, nombre, fecha de contratación, fecha de terminación y la fecha de nacimiento o número de la Seguridad Social para identificar a los empleados con nombres similares.

Determinar la fecha de retención forma para los empleados de la lista. El IRCA requiere que los empleadores para mantener la forma I-9 en el archivo para cada empleado durante toda la duración de su empleo, y un año más allá de la fecha de terminación de un empleado, o un mínimo de tres años. Comparar la fecha de contratación, la fecha de terminación y la fecha de la auto-auditoría para determinar los archivos de la auditoría. Utilice la fecha de auditoría para un punto de partida y volver un año desde la fecha de la auditoría para la fecha de terminación de un empleado, luego restar dos años a partir de esa fecha para obtener la fecha de contratación de destino para los empleados.

Retire los empleados de la lista que quedan fuera de estos parámetros de fecha mediante el cruce de sus nombres fuera, ya que estos archivos no están obligados por ley para su revisión. Los nombres que quedan serán los archivos sujetos destinatarios de la auditoría. Crear una nueva lista de archivos de revisión en base a estos parámetros de fecha. Tire de archivos de los empleados para el examen de auditoría.

empleados de revisión I-9, a raíz de la lista de nombres y marcando cada nombre cuando la revisión del expediente se ha completado. Revisar formas I-9 para los requisitos de precisión y la fecha para las secciones 1 y 2. copias revisión de las dos formas de identificación para garantizar la identificación cumple con las “formas aceptables de identificación”, como establecido por la USCIS.

Retirar todos los archivos de los empleados cuyos nombres no coinciden con la lista, ya que algunos empleados pueden cambiar su nombre durante el curso del empleo. Revisar estos por separado, ya que estos archivos se requiere una revisión más intensiva para la exactitud.

Utilice una nota adhesiva o algún otro identificador de formas que son incorrectas. Estas formas, bajo los requisitos del IRCA, deben ser corregidos. Enumerar las correcciones necesarias en la nota adhesiva o mantener una lista separada de los nombres y las correcciones necesarias.

Corregir cualquier forma con errores. Usar copias de las dos formas de identificación e información aceptable desde el archivo del empleado para hacer correcciones. Si añade nada a la Sección 1 del formulario, completar la parte del preparador-traductor de la forma. Es mejor tener un formulario completado tarde que tenga falta de información en el formulario. Basta con dibujar una línea a través de cualquier parte de la forma que son incorrectos, haga las correcciones y añadir “Auto-Auditoría” y la fecha de la auditoría en la Sección 2 del formulario. No destruir cualquier parte del formulario o usar cualquier sustancia para encubrir la forma original, sólo tiene que hacer una línea a través de la información incorrecta. Si se utiliza un nuevo formulario, utilice la fecha auto auditoría como la fecha de finalización de la forma.

Preguntar a los empleados para proporcionar nueva documentación de identificación y firmar y fechar la nueva forma en la Sección 1, si se necesita una nueva forma. Rellene el formulario nuevo utilizando la fecha auto auditoría para la Sección 2.

Mantenga una lista de los archivos que necesitan corrección para el seguimiento con el departamento de Recursos Humanos. Devolver los archivos corregidos o completas a la zona de almacenamiento de archivos.

Refile cualquier forma de empleados despedidos que no se pueden corregir, tales como cuando se utilizaron formas inapropiadas de identificación. Añadir estos nombres a la "correcciones" enumerar e identificar el problema junto a su nombre en la lista.

Sume el número de formas o formularios con deficiencias faltante. A partir del momento de la publicación, si el gobierno estaban llevando a cabo la auditoría, se impondrá un cargo de $ 600 a $ 800 para violaciónes de mantenimiento de registros, junto con una multa de $ 1,500 por violaciónes de empleo. Determinar la exposición y el cálculo de las multas y sanciones. Considere la formación de los empleados que manipulan estos archivos si los errores u honorarios habrían sido excesiva.

Descarte cualquier formularios I-9 con fechas pasadas el requisito de retención. Planificar o programar la próxima auditoría I-9. Realizar periódicamente auditorías I-9 para asegurar la exactitud y el cumplimiento de la ley.