Cómo implementar un Programa de Auditoría y Cumplimiento
El propósito de un programa de auditoría y cumplimiento es establecer un código ético de conducta, educar a los empleados en este código y asegurar su cumplimiento. Además de establecer un código ético de conducta, un programa de cumplimiento de auditoría e implica: la formación de los empleados sobre el código de conducta, el establecimiento de criterios y procedimientos para detectar e investigar el incumplimiento y el establecimiento de criterios y procedimientos para el cumplimiento de auditoría por la empresa y empleados individuales.
Desarrollar un código ético de conducta mediante un comité que representa a los diversos componentes funcionales de la empresa a redactar el documento. Un proceso de revisión y aprobación legal que implica el consejo de administración, como la autoridad de aprobación definitiva, es necesario. Para ser eficaz, el documento debe ser adaptado a las metas y objetivos estratégicos de la empresa.
Video: Resolución 1111 de 2017
Crear una posición para un oficial de cumplimiento de las empresas independientes de la administración. El oficial de cumplimiento corporativo es el "ir a" la persona en relación con el código de conducta ética, incluida la formación pertinente para los empleados, informes de investigaciones de incumplimiento y relacionados, la presentación de informes a la gestión y el cumplimiento de las auditorías. Esta posición debe ser independiente de la dirección y bajo la autoridad de la junta directiva con los informes proporcionados a la gestión como un servicio similar a la función de auditoría interna.
Establecer las responsabilidades de información para el oficial de cumplimiento corporativo. El oficial de cumplimiento corporativo informará periódicamente (es decir, mensual o trimestral) al presidente y la junta directiva con respecto a cualquier y todas las actividades relacionadas con el código de conducta ética y un programa de cumplimiento corporativo.
Video: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
Impartir formación sobre el código ético de conducta y el programa de cumplimiento corporativo. El oficial de cumplimiento corporativo es responsable de asegurar que cada empleado esté adecuadamente entrenado en el código de conducta ética y el programa de cumplimiento corporativo, incluyendo todos los funcionarios y directores de la compañía.
Establecer criterios y procedimientos para las investigaciones de incumplimiento con el código ético de conducta. El oficial de cumplimiento corporativo investiga todas las violaciónes de códigos sospechosos. Todos los informes son revisados y evaluados por el presidente de la empresa y un representante del Consejo de Administración y deberán ser confidenciales. El oficial de cumplimiento de las empresas también deben implementar políticas que prohíben cualquier tipo de represalia contra una persona que hace un informe de no conformidad con el código ético de conducta.
Determinar los criterios y procedimientos para el cumplimiento de la auditoría con el código ético de conducta. El oficial de cumplimiento corporativo es responsable de auditar el cumplimiento de la empresa con el código ético de conducta, al menos anualmente, y estas auditorías debe incluir la eficacia y el cumplimiento de los controles y procedimientos financieros de la compañía.