¿Cuál es el Manual de Proceso de validación de la factura correcta?

la validación de facturas es necesario para cualquier negocio-se trata de cargos de verificación cruzada recibidos o facturados con cantidades pagadas o recibidas. La mayoría de los sistemas de contabilidad están automatizados, pero hay momentos en los que puede ser necesario para validar facturas manualmente. Las pequeñas empresas pueden validar manualmente todas las facturas, que funciona siempre y cuando no hay un sistema de pesos y contrapesos para reducir la falta de honradez de los empleados.

Un empleado debe recopilar las facturas a medida que llegan, separarlos por el vendedor y éter verificar personalmente o enviarlos al empleado a cargo de la cuenta individual. Si una factura es válida depende de varios factores, por lo que es esencial que cada uno de ellos terminan en la ubicación correcta. Un empleado a continuación, debe comprobar cada elemento, registrar la factura y enviar la factura para el pago. Las personas responsables de la validación de las facturas no deben tener acceso a los fondos para el pago.

Todas las facturas emitidas deben comprobar su exactitud antes de enviar. Mientras que un individuo o departamento pueden ser responsables de la consignación, incluyendo ventas y cargos por servicio, los costes laborales asignados y todos los materiales y suministros utilizados para un trabajo concreto. Cada factura debe ser cotejará con la cuenta del cliente asociado con el fin de aumentar la satisfacción del cliente a través de una facturación precisa y para disminuir los gastos de mano de obra causada por la corrección de facturas.

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Una vez que las facturas han sido validados que se transfieren a un individuo o departamento para procesar el pago. Es absolutamente esencial que la persona responsable de la validación de facturas no tienen acceso a los fondos de pago. Este sistema de pesos y contrapesos asegura que los empleados no tienen la oportunidad de forjar cheques, pagar facturas inexistentes o falsificados, o llevar a cabo otras prácticas deshonestas.

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Cuando los estados llegan o se envían, deben cotejará con cada cliente o proveedor factura para asegurar la exactitud. Las empresas que operan sobre una base estrictamente el manual necesitan implementar un registro efectivo sistema- todas las facturas deben ser copiados si es necesario y archivados bajo el nombre del cliente o proveedor. Cuando llegan las declaraciones, un individuo o departamento separado deben verificar que cada cargo y el pago aparece exactamente en el comunicado. Separar el departamento de validación comunicado de los departamentos de factura y el pago garantiza aún más la precisión y desalienta el comportamiento deshonesto.