Cómo escribir una carta de negocios internos
Escribir una carta de negocios internos implica la comprensión de su público y centrarse en un objetivo particular. No importa el tema, las consideraciones de la audiencia y el tono son cruciales para evitar el conflicto, la confusión y la desinformación. Para asegurar el éxito, seguir una estructura, incluir todos los detalles necesarios, y corregir a fondo. A menudo puede ayudar a darse tiempo entre la redacción de la carta y la revisión final para mantener la objetividad y producir la pieza más eficaz de la escritura. Por lo tanto, una cuidadosa planificación y gestión del tiempo son dos aspectos importantes del proceso de escritura.
Crear un saludo apropiado
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Crear un saludo apropiado para abrir la carta con un tono apropiado. Use "Querido", "Saludos" o "Buenos días / tardes" para abrir la carta y mostrar respeto y empatía por el lector. Por ejemplo: "Estimados colegas".
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Crear una introducción. En la introducción, incluir información sobre el tema de la carta para que el lector entienda qué esperar. Su introducción podría tener este aspecto:
Muchos de ustedes han estado preguntando cuando la construcción se terminará en nuestro nuevo estacionamiento. Me complace informarle de que la construcción está programada para ser completada por la primera semana de abril.
Escribir un párrafo órgano eficaz y organizar visualmente para mantener el buen lector.
El párrafo del cuerpo contiene la mayoría de la información, por lo que la organización es especialmente importante. Utilice viñetas, texto en negrita u otras técnicas para resaltar la información crucial.
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Cierre la carta con un final de buena voluntad. Esto implica el establecimiento de un tono adecuado con el lector dando las gracias por su tiempo. También implica la inclusión de la información necesaria en caso de que el lector tiene más preguntas. Por ejemplo:
gracias por tu tiempo y paciencia. Si tiene alguna pregunta, por favor no dude en ponerse en contacto con la gestión en la dirección de correo electrónico que aparece a continuación.
Imprimir la letra y corrija los errores. Encuentra las faltas de ortografía, errores de puntuación o errores gramaticales. Utilizar el diccionario y tesauro para revisar palabras torpes o voz pasiva, y para evitar la repetición.
Consejos advertencias
- Al escribir internamente, recuerde que su documento puede ser visto y leído por cualquier persona en la empresa. Por lo tanto, mantener la información equilibrada y objetiva, accesible y de género neutro.
- Incluso si conoce sus socios comerciales o colegas, así, evitar un tono informal o coloquial en la escritura. Producir un documento con la longevidad es importante en la comunicación escrita, y las palabras y frases casuales pueden ser malinterpretadas.