Las mejores prácticas para la Gestión de contratos

Las organizaciones que tienen un proceso de gestión de contratos en su lugar puede ahorrar tiempo y dinero y por lo tanto tienen una ventaja en el mercado. En el núcleo de un proceso de gestión de contratos saludable es una ubicación central donde todo el lenguaje del contrato es de fácil acceso.

Revisar el contrato para asegurarse de que contiene toda la información pertinente. Un contrato sólida define claramente las funciones y responsabilidades de las organizaciones e individuos. Se debe detallar todos los plazos y fechas límite, determinar cómo se medirán los entregables y claramente ponen a cabo arreglos de pago.

Tomarse el tiempo para discutir dentro de la organización el papel del proveedor de servicios y la relación que se ha desarrollado ayudará a definir los términos del contrato. Si es necesario, se reúnen con el proveedor de servicios para identificar las cuestiones pendientes. Una relación sólida con el proveedor de servicios puede ayudar a dar forma a un contrato que es beneficioso para ambas partes.

Asegúrese de que los sistemas están en su lugar para recoger datos, líneas de tiempo del monitor, informe sobre el rendimiento y organizar la contabilidad. procedimientos bien definidos ahorrar tiempo y dinero.

Es de vital importancia en el inicio de un contrato para identificar todas las licencias y la documentación necesaria, confirmar que toda la información es actual y compartir esta información con el proveedor de servicios.

Los miembros del equipo de gestión de contratos y otras partes interesadas deberían ser informados inicialmente de sus responsabilidades en el proceso de contratación. Responsabilidades en toda la duración del contrato deben ser claramente definidos para que todos los miembros del equipo entiendan sus responsabilidades.

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Cuando se firma el contrato, los problemas no resueltos deben manejarse para que no causen problemas durante la vigencia del contrato. problemas no resueltos en el momento de la firma del contrato se deben anotar y la solución y el plazo acordados. Este es también un buen momento para identificar los elementos contractuales que quedarán para el desarrollo futuro. Cualquier elemento que requiere una variación en el contrato inicial debe ser cuidadosamente registrado y gestionado.

Una fase de transición estará presente en algunos contratos. Al final de esta fase, las partes deben reunirse para evaluar el rendimiento global del contrato. En algunos casos, el período de transición es cuando los detalles finales del contrato se han negociado OUT- en estos casos, una evaluación completa del período de transición es crítico. Este es también el momento para determinar los acuerdos contractuales, como los recursos que serán necesarios.

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La gestión del rendimiento debe ser continua a lo largo del contrato. La evaluación continua de los datos de rendimiento, continuando lo que está trabajando y corrigiendo lo que no es, le ayudará a recrear las condiciones del contrato que benefician a todas las partes.

Todos los contratos deberían incluir disposiciones para variaciones, que sólo debe permitirse en los casos definidos. variaciones de contratos siempre deben ser definidos por escrito por una enmienda formal. Un proceso de gestión de cambios estándar debe estar en su lugar para todas las variantes.