La preparación de un plan de administración de contratos
Un contrato es un acuerdo legalmente vinculante entre dos o más personas. La administración del contrato consiste en aquellas actividades de vigilancia realizadas por el personal administrativo de una empresa encargados de garantizar que la ejecución del contrato se ha cumplido correctamente por el contratista. El desarrollo de un plan de administración de contratos de calidad es esencial para la buena administración de los contratos. Los planes pueden ser simples o complejas. En cualquiera de los casos, un plan de administración de contratos debe centrarse en las principales salidas de contratos y metodologías de mejores prácticas para el análisis de la actuación de un contrato. Un plan de administración de contratos es el mapa de carreteras de una empresa para garantizar que se hace todo lo que se ha negociado a partir de contratistas externos.
Cosas que necesitará
- Contrato
- Personal administrativo
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Aclarar en el plan de las funciones y alcance de la autoridad del administrador del contrato de la empresa. Dependiendo de la empresa, el administrador del contrato no puede ser el mismo partido con el poder de otorgar, firmar o modificar los contratos. Cabe claramente prevista en el plan de que un administrador del contrato no debe hacer acuerdos orales o escritas a los contratistas fuera del alcance de su autoridad.
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Explicar la función de la orientación del postaward. La orientación postaward es una oportunidad para aclarar el entendimiento mutuo de los requisitos específicos del contrato. Esto puede incluir el papel del contratista, el papel del administrador del contrato, los poderes de control de calidad y supervisión de pruebas de la compañía, y los procedimientos de facturación y aprobaciones de pago. aclaración postaward temprana reduce el potencial malentendido al inicio del proceso.
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Describe sus tareas de supervisión del rendimiento técnico del administrador del contrato. Esto puede implicar hacer visitas in situ, la revisión de los informes de ejecución del contratista y satisfacer directamente con el contratista en relación con el progreso del contrato. Dejar en claro en el plan de administración de contratos que dentro de la empresa debe recibir la notificación de dificultades técnicas o contractuales encontradas durante la ejecución.
proyecto de procedimiento de los sobrecostes de vigilancia. En el plan de administración de contratos, proporcionar procedimientos para la realización de auditorías de costos que aseguren que los presupuestos se están manteniendo. Esto es necesario en los contratos de reembolso de costes en comparación con los contratos de precio fijo. Los procedimientos pueden incluir el examen de los informes de progreso contratista y planos, que pueden descubrir posibles diferencias de costes. Además, el mantenimiento de tarjeta de tiempo, inscribirse en la información de la hoja y las horas extraordinarias en las hojas de cálculo es una forma de seguimiento de los costos de recursos humanos.
Explicar el proceso para el pago de facturas por servicios o productos entregados. ¿Cómo se realizan los pagos en un contrato está prevista en detalle en un contrato escrito. Si los pagos están en curso, deben ser oportunas y procesado con precisión. Un plan de administración del contrato debe proporcionar dirección para contraer administradores para la notificación oportuna a los contratistas de los defectos de la facturación. Además, revise primero la factura del contratista en detalle con el contratista para hacer frente a posibles problemas en relación con formato de factura y nivel de detalle. Esto hará que las facturas posteriores más fácil de revisar y proceso.
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Dirección correcciones y modificaciones de contrato. planes de administración de contratos deben abordar los procedimientos para notificar al personal directivo o de gestión con respecto a las correcciones necesarias o modificaciones en el contrato. Dependiendo del tipo de contacto y su duración, puede ser la mejor práctica para establecer reuniones trimestrales de rendimiento con el contratista y la gestión de nivel superior correspondiente o el personal directivo de la empresa.
Proporcionar instrucciones sobre cómo cerrar un contrato. Por lo general, esto ocurre cuando el contratista haya realizado todas las salidas necesarias para la realización de su parte del contrato. Desarrollar una lista de control general de auditoría de cierre en el plan de administración de contratos. Esto puede incluir hitos generales que pueden ser más plenamente desarrolladas y personalizadas basadas en el contrato individual. Esta lista de verificación de la liquidación final debe ser una parte permanente de cada archivo contrato cerrado. Esto ayuda a asegurar que todas las acciones de ejecución del contrato se han completado.