Las mejores prácticas para el manejo de efectivo

El efectivo es algo más que monedas y billetes en el mundo de los negocios. También incluye cheques, transacciones de tarjetas de crédito y giros postales. Mediante el uso de técnicas de mejores prácticas para el manejo de dinero en efectivo, ayuda a reducir los errores y asegurar la rendición de cuentas, incluso si la cantidad de dinero que maneja es baja. Mediante la creación y la implementación de controles de manejo de efectivo, puede crear un proceso eficiente para la gestión de pagos salientes y el dinero que recibe.

Realizar un seguimiento de las personas que tienen acceso a dinero en efectivo de una empresa y tenga en cuenta las responsabilidades de manejo de efectivo de cada persona. Debe saber dónde caja de su empresa está en todo momento y ser capaz de rastrear irregularidades a individuos específicos. Usted puede lograr esto asegurándose de cada pago se ha emitido un recibo de caja y grabado, dando a cada cliente un recibo y documentación de cualquier transferencia. Un supervisor siempre apruebe las operaciones anuladas o reembolsado y verificar los depósitos en efectivo.

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Cuando uno o dos tienen la responsabilidad de manejar dinero en efectivo, hay un mayor riesgo de fraude. Mediante la separación de funciones de manejo de efectivo entre varias personas, una sola persona no puede tener control sobre el proceso de manejo de efectivo. Tener diferentes pagos en efectivo a los individuos de registro registros de contabilidad, recibir dinero, los fondos de depósito, conciliar los pagos en efectivo en los registros de contabilidad pagar cuentas y entregar cheques de pago. Cuando se separan funciones de manejo de efectivo, cada individuo es responsable ante los otros en el proceso de manejo de efectivo.

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Cuando se tiene prácticas de conciliación de efectivo en su lugar, se puede confirmar que los empleados registran las transacciones en efectivo correctamente y tener un sistema de pesos y contrapesos. Como mínimo, se debe revisar sus estados de cuenta bancarios en contra de sus cobros y depósitos sobre una base mensual. Además de registrar los pagos en efectivo tan pronto como los reciba, contar y equilibrar sus recibos en efectivo todos los días y compara todos los recibos con fichas de depósito. Además de una reconciliación de caja mensual programado, llevar a cabo una verificación de sorpresa de la contabilidad registra cada mes.

Cada vez que una empresa maneja dinero en efectivo, es importante mantener el dinero y los empleados de seguridad. Para proteger sus activos financieros, siempre llevar a cabo verificaciones de antecedentes de posibles empleados antes de extender las ofertas de trabajo. Siempre mantenga efectivo encerrado en un lugar seguro y los detalles de su política de manejo de efectivo en el manual del empleado. Limitar el número de personas que tienen acceso a dinero en efectivo a los menos posibles y sólo dará contraseñas y combinaciones a personal autorizado. Cada año, o cada vez que un empleado que maneja dinero en efectivo sale de la empresa, cambie todas las combinaciones y las contraseñas. Siempre que un empleado arqueos de caja, ella debe hacerlo en un lugar que el público o los clientes no pueden ver. Al tomar dinero de un lugar a otro, como para hacer un depósito o si su negocio tiene un campus grande, utilice el sistema de compañeros. Siempre minimizar la cantidad de dinero en efectivo en su negocio durante la noche por lo que no sufre una gran pérdida en caso de un incendio o robo.