Cómo presentar alfabéticamente
Aunque algunas empresas pueden crear sistemas de ficheros numéricos para mantener las cosas organizadas dentro de la oficina, cuando se trata de la presentación, muchas organizaciones siguen confiando en orden alfabético. La presentación alfabéticamente es tan simple como saber el abecedario, a pesar de que todavía puede ser un gran trabajo si usted tiene cientos o miles de artículos a presentar. Tener un método paso a paso puede acelerar el proceso de presentación y permitirá presentar de manera eficaz y eficiente en orden alfabético.
Contenido
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Compruebe cada carpeta que desea presentar para asegurarse de que esté correctamente etiquetado antes de comenzar la presentación. Si encuentra etiquetas incorrectas, hacer uno nuevo para cada carpeta incorrectamente etiquetados y sustituir la etiqueta antigua.
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Elija los marcadores por el que va a organizar los archivos por orden alfabético. Cuando se trabaja con los nombres, los archivos son generalmente presentadas alfabéticamente por el apellido y después del nombre si dos personas comparten el mismo apellido. Si la presentación de carpetas o documentos se trata de monumentos o edificios en varios estados, puede optar por presentar por el estado primero y luego por el nombre del edificio. Cualquiera que sea marcadores que elegir, mantenga los marcadores de archivos compatibles para cada archivo.
Dividir los archivos en pilas por la primera letra del primer marcador que haya elegido, como apellido o estado. Crear montones separados para cada letra del alfabeto y mantener las pilas en orden alfabético para hacer el proceso más fácil cuando finalmente comience la presentación.
Alfabetizar cada una de las pilas que ha creado. Una vez que tenga todos los apellidos o estados que comienzan con "A" en una pila, por ejemplo, ordenar los archivos en orden alfabético, como Alabama, Alaska, Arizona o Adams, Allen, Arnett.
Ordenar los archivos en la pila de nuevo si tiene varios archivos con el mismo primer marcador. Si usted tiene cinco personas con el apellido Adams, por ejemplo, usted entonces ordenar las carpetas Adams por apellido, como "Adams, Anthony", "Adams, Bonnie", "Adams, Chad", "Adams, Derek" y "Adams, Emily." Continuar este patrón de clasificación en todo el montón.
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Coloque la primera pila de carpetas, una vez que haya ellos ordenados en orden alfabético, en el archivador o una caja en la que desea almacenar los archivos. Una vez que tenga la primera pila "A" de carpetas presentado, repita el proceso de ordenar los archivos para cada letra del alfabeto en orden alfabético, comenzando con la pila de "B". Coloque los archivos "B" ordenados directamente detrás de los archivos "A" en el armario o caja, y continuar a través del alfabeto hasta que todas las carpetas o documentos se han presentado.