La presentación de las técnicas Clerk
El objetivo de un buen sistema de archivo se centra en la recuperación rápida de la información almacenada en un aviso momentrsquo-s. Las empresas confían en los sistemas de archivo de diseño adecuado para permitir el acceso rápido de información sobre los clientes y clientes. Antes de poner un sistema de archivo en su lugar, seguir algunas técnicas y directrices básicos.
Contenido
Cosas que necesitará
- Carpetas de archivos
- marcadores de tinta
- Documentos
- gabinete de presentación
- Etiquetas
Información categorizar
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Cada carpeta de archivos tendrá que encajar en una categoría designada perteneciente al tema del documento. Anote posibles categorías, estrechando a los que describen más apropiadamente el documento. Por ejemplo, una institución financiera podría establecer un sistema de archivo y optó por llamarlo "cuentas de clientes." El tipo de sistema se divide en secciones de presentación de "cuentas corrientes", "cuentas atrasadas" y "Cuentas cerradas".
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Organizar sus archivos usando un sistema como información numérica, alfabética o cronológica. El uso de cualquiera de estos tres métodos varía en función del tipo de información presentada. Un bufete de abogados puede optar por presentar su información usando el método numérico, la presentación por el número del caso, mientras que un s-doctorrsquo oficina puede elegir para organizar los archivos de pacientes utilizando el método alfabético, la presentación de los pacientes por el apellido. Por otro lado, una empresa cuya información de recuperación dependerá de las necesidades fechas utilizaría el método cronológico, la elección de presentar la información por fecha.
También puede utilizar una combinación de estos métodos de presentación, dependiendo de la especificidad requerida de subcategorías dentro del sistema de archivo. empleados de archivo pueden ser más detallada en sus métodos, la elección de utilizar métodos cronológicos y alfabéticos, organizando por primera vez por día, a continuación, subcategorizing alfabéticamente. Esta técnica hace que los archivos de los clientes pueden buscar por la fecha en que el cliente comenzó a hacer negocios con la empresa.
Etiquetar sus archivos correctamente para su fácil recuperación. Con cuidado, aplicar la etiqueta a la pestaña de archivos para hacer que el título de la etiqueta claramente visible en el archivo para búsquedas fáciles. El uso de fichas de archivo con código de colores es otra opción. La incorporación de archivos organizados por el color particular pestaña, codificación por colores permite la inmediata localización de los archivos de archivos de etiquetado adecuadamente permite a los que buscan la base de datos de archivos para localizar en un tiempo oportuno y eficiente.
Consejos advertencias
- Ahora que su sistema de archivo está en su lugar, se necesita un programa de mantenimiento para gestionar y proteger su información. Idear un plan para determinar qué va a pasar a sus archivos cuando ya no son necesarios. Purgar los archivos fuera de la fecha de forma periódica, que mantendrá sus sistemas de archivo ordenado y liberar espacio para la adición de nuevos archivos. Los archivos eliminados de su sistema de archivo caen en una de dos categorías: la disposición o de archivo. Si se opta por no utilizar una fuente externa o para disponer de los ficheros de archivo, hacer espacio para almacenar archivos que desea archivar. Por otra parte, establecer los medios adecuados para disponer de los archivos destruidos.
- Tenga mucho cuidado al eliminar a los sistemas de archivo. Información del cliente está muy ajustado confidential- un programa de mantenimiento adecuado para su sistema de archivo para evitar que la información caiga en manos equivocadas.