Políticas de la Oficina y Deberes de Recepcionista

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El primer deber de un recepcionista es para saludar a los visitantes y dirigirlos a las oficinas o administradores correspondientes. La recepcionista es la cara pública de cualquier empresa, y debe ser amable, servicial y conocedor de todos los procedimientos y políticas de la oficina. Estos pueden variar de una oficina a otra. Por ejemplo, un recepcionista médica tendrá que saber cómo obtener información de seguro de cada paciente y cómo recoger co-pagos si es necesario. A pesar de que no tienen que responder a las preguntas médicas, deben saber que para dirigir a los pacientes si tienen un problema. Una recepcionista en una oficina de abogados no debería ofrecer asesoramiento legal, pero debe saber que en su oficina tiene la experiencia de trabajar con un cliente y rápidamente lo dirigir a esa persona.

En algunos casos, los recepcionistas se encargan de hacer cumplir las políticas y procedimientos de la oficina. políticas específicas de oficina pueden variar de una oficina a otra, pero por lo general están diseñados para proteger la seguridad y el bienestar de los empleados y clientes en la oficina. políticas de la oficina pueden incluir prohibiciones de fumar, beber bebidas alcohólicas y que participan en el acoso sexual o verbal en el área de la oficina o recepción. Muchas oficinas también tienen un código básico vestido, y requieren cada uno que entra a la oficina para llevar zapatos y ropa adecuada. Otras políticas básicas de oficina cubren las horas de operación, la facturación y la forma de informar a los clientes de cualquier cambio en los servicios o tarifas. Al igual que todos los empleados, la recepcionista debe estar al tanto de las políticas de oficina y tienen un manual del empleado disponible en todo momento.

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En muchas oficinas, recepcionistas son responsables de la presentación de grandes cantidades de información. Estos podrían incluir los registros de los clientes de empleo, historiales médicos o legales, dirección e información de contacto, o información financiera. Aunque el empleador de una recepcionista puede tener un acceso completo a la información, la recepcionista no debe compartirlo con nadie fuera de la oficina o con personal no autorizado dentro de la oficina o lugar de trabajo. políticas de la oficina proporcionan reglas estrictas en los clientes derecho a la intimidad ya menudo incluyen sanciones por la divulgación de información no autorizada. Debido recepcionistas se encargan de una información muy personal, deben ser conscientes de estas políticas y se adhieren a ellos en todo momento. Recepcionistas también deben ser capaces de informar a los clientes de sus derechos de privacidad, y responder a cualquier pregunta que pueda tener con respecto a estas cuestiones.