Cómo desarrollar una solicitud de propuesta
Empresas y organizaciones utilizan a menudo llamados a licitación para la contratación de servicios, pero algunos servicios complejos requieren el detalle adicional proporcionada por una solicitud de propuestas (RFP). Una RFP puede ser utilizado para la contratación de servicios tales como actualizaciones de la tecnología, el transporte y la distribución, mantenimiento, sistemas de gestión de datos, o asesores profesionales como artistas gráficos y arquitectos. Una RFP proporciona la información que necesita una organización para evaluar las habilidades submittersrsquo-, experiencia, referencias y experiencia pasada que prestan servicios similares. Una solicitud de propuesta permite descripciones detalladas de las necesidades, los objetivos y el proceso de presentación y adjudicación.
Cosas que necesitará
- Pluma y lápices
- Papel
- Carpetas de archivos
Escribir una introducción que proporciona una visión general de la empresa u organización, y un resumen de la solicitud de propuestas, incluyendo una breve descripción del proyecto, artículo o servicio para el que está solicitando propuestas. Incluir un breve resumen de las secciones incluidas en el PP e insertar instrucciones para leer cada sección completamente antes de responder a la solicitud de propuesta.
Incluye una sección para información de contacto e instrucciones para las solicitudes de asistencia aceptables. Incluir información sobre los talleres o reuniones programadas para ayudar en la elaboración de la propuesta. Incluir información sobre las formas requeridas y la forma en que se puede acceder.
Escribir una línea de tiempo para el proceso de solicitud de propuestas, incluyendo las fechas para la liberación RFP, fecha límite de presentación de propuestas, revisión y período de evaluación, notificaciones y el anuncio de la adjudicación. Incluir una fecha en la que el PP puede ser retirado debido a la insuficiente respuesta y proporcionar información acerca de cuándo el PP podría ser liberado de nuevo.
Indicar los objetivos de la RFP. Incluir una descripción detallada del servicio, proyecto o elemento para el cual se contraerá a su organización. Explicar la relevancia de la solicitud para su organización. Indique claramente el entregable una descripción detallada final requerido de lo que la respuesta debe de haber proporcionado a la conclusión del contrato. Incluir, en su caso, específicos para servicios complejos tales como actualizaciones de tecnología, plazos, fechas de entrega o varios períodos de servicio y requisitos cuantitativos.
Describen los términos y condiciones del contrato de entrega de los servicios, tales como si se permite la subcontratación, los requisitos de información durante el período de trabajo, el acceso a los registros y la confidencialidad. Incluir información acerca de las consecuencias de la falta de entrega de los servicios contratados y la información sobre la firma de los contratos requeridos.
Proporcionar un rango para el coste total y el detalle de los gastos permitidos respondedores pueden incluir. Describir los requisitos para la preparación de un presupuesto y la documentación requerida, tales como cotizaciones por escrito y prueba de fianza, seguro y capacidad financiera o capacidad.
Detalle del formato, la forma y los accesorios para la presentación RFP requerido. Lista documentación requerida, como las licencias comerciales. Incluye instrucciones para la presentación de las propuestas, como una dirección postal, si se permite la entrega en mano, las copias requeridas y el embalaje de los materiales.
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Detalle el método de evaluación utilizado para seleccionar las propuestas. Proporcionar información acerca de los evaluadores y su experiencia. Si se utiliza un sistema de puntos, proporcionar información detallada sobre cómo se obtienen puntos para cada segmento de la propuesta o por otras consideraciones, como la experiencia o los costos propuestos.
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Explicar cómo se hace la notificación, como en un sitio web, por correo electrónico o servicio postal. Incluir información sobre la forma en la propuesta ganadora se anuncia y cómo la información tanto se hace público a partir de la propuesta ganadora. Incluir instrucciones para apelar la decisión, si es apropiado.
Consejos advertencias
- Incluir un glosario de términos para solicitudes de propuestas complejas relativas a las solicitudes de tecnología o específicos de la industria. Revisar solicitudes de propuestas de otras compañías para las ideas. Determinar en que la SEP se publicará-en un sitio web, en los periódicos, en las publicaciones específicas de la industria o por correo a las partes interesadas.
- Tener opinión asesores legales, el RFP antes de su publicación, sobre todo si el PP es compleja y se espera que el plazo de presentación para ser altamente competitivo.