Cómo escribir una solicitud a hacer una oferta Carta
Una carta de solicitud de oferta le dará a conocer como originador de la oferta e invitar a los posibles respondedores a aprender más. La carta resumirá y transmitir los materiales e instrucciones necesarios para responder a su invitación a subasta. Usted dice a sus lectores que eres, lo que está buscando y cómo va a responder a las preguntas de los oferentes. Descubrirán cómo desea recibir ofertas y cuál es su línea de tiempo. Mientras que las cartas de solicitud de oferta a menudo adoptan en un solo vistazo, tablas y formatos de notas, puede utilizar una carta formal a presentar un resumen ejecutivo de su proceso de licitación y poner de relieve sus puntos clave.
Invitar a los lectores a enviar propuestas de licitación que cumplan con sus documentos de licitación adjuntos. Sus documentos de licitación pueden contener una descripción del proceso de evaluación y las instrucciones del postor que especifican el formato y el contenido del material que se ha presentado. También podrían incluir los términos y condiciones que los licitadores deben esperar en un contrato, así como una descripción detallada o en las especificaciones de los servicios o bienes que están solicitando. Para orientación de sus lectores, proporcionar una lista con viñetas de los documentos de licitación que se haya adjuntado a su carta.
Identificarse como el abogado oferta. Brevemente introducir su negocio con una visión general de su declaración de misión, la ubicación y el sitio web. Proporcionar también el nombre e información de contacto del punto de contacto para todos los asuntos relacionados con la solicitud de oferta del lector. Esto puede ser usted o alguien más que a quien le haya delegado la gestión del proceso de licitación.
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Describir la tarea para la que está solicitando ofertas. Ofrecer datos tales como la ubicación de la empresa, el presupuesto, el alcance y tamaño. Discutir cómo el esfuerzo encaja dentro de sus metas y objetivos de gran imagen.
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Presentar su horario para todo el proceso de licitación. Indicar los plazos de entrega y los lugares para la recepción de cartas de intención, preguntas y propuestas de licitación. Señalar las fechas de los eventos relacionados con la oferta-planeadas, tales como una junta de aclaraciones, el acto de apertura y lista pública, la selección o reuniones de premios.
Remitir a los lectores a sus instrucciones adjuntas para postor instrucciones detalladas sobre lo que debe presentar y en qué formato. Hacer hincapié en prestar mucha atención a los formatos y requisitos prescritos, y menciona la posibilidad de descalificación de la oferta en caso de incumplimiento. Es evidente que indicará la base o los criterios de adjudicación de la licitación, así como cualquier otra información que le gustaría poner de relieve, tales como el número de copias requeridas, y cómo se deben sellar las ofertas, envasado y etiquetado.
Repetir la invitación a ofertar, y luego gracias al lector por su interés. Formalmente cerrar la carta y luego firmar su nombre y título.