Cómo crear una orden de compra para una pequeña empresa
Si usted es dueño de un negocio, necesita la capacidad de comprar suministros a crédito. La única manera de hacer esto consiste en la presentación de una orden de compra que indica que se aprueba la compra. Sin una orden de compra, corre el riesgo de cortar en su flujo de efectivo o el aumento de su deuda, ya que tendrá que comprar con dinero en efectivo o crédito. Creación de una orden de compra le permite pagar dentro de una ventana de 90 días. Esta flexibilidad ayuda a asegurar que permanecer en el negocio.
Abrir un nuevo documento con el software de edición de documentos preferido. MS Word, MS Excel, melocotón Contabilidad árbol o Quickbook contienen las herramientas necesarias para crear una orden de compra. Si quieres una opción gratuita, Google Docs le permite utilizar su programa de procesamiento de textos en línea, y Open Office.org ofrece alternativas libres a los productos de MS Office.
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Escriba el nombre de la empresa, dirección, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico en la parte superior izquierda; esquina del documento. Si usted tiene un logotipo, importarlo y posicionarlo a la izquierda de su nombre de la empresa y la dirección. En la línea inferior debajo de la información de la dirección, incluya su número de impuesto sobre las ventas al por menor, por lo que puede beneficiarse de una exención de impuestos de ventas para ciertos tipos de fuentes del negocio.
Crear un espacio para el número de orden de compra escribiendo "orden de compra ___ **_** __"En la parte media superior del documento. Cuando se utiliza la orden de compra para adquirir bienes, asignar un número en este espacio, por lo que se ve algo así como" orden de compra 00012. Si trabaja en Quickbook o árbol de melocotón, el software asignar automáticamente un número consecutivo.
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Crear una sección `fecha de vencimiento` en la parte superior derecha; esquina del documento. Establecer la fuente de esta información para 20 o 22 puntos, por lo que el proveedor sabe cuando va a necesitar la entrega.
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Crear columnas individuales de todos los detalles del producto que desea comprar. columnas comunes incluyen la fecha, cantidad, descripción del artículo y el precio del producto. Algunos vendedores, sin embargo, requieren información adicional como el número UPC o número de catálogo. Crear tres columnas `varios` para dar cabida a identificadores únicos de producto.
Crear un subtotal, impuesto y el espacio total general por debajo de las columnas que el total de toda la compra.
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Crear una sección `` instrucciones de entrega en la parte inferior de la página que debe incluir espacio para una dirección de entrega (si es diferente de la dirección de la empresa) y las instrucciones especiales de entrega donde el conductor debe tomar los productos.
Crear una línea de firma para la firma del firmante autorizado. Puede que la persona firme cada orden de compra, pero muchos de los programas de procesamiento de textos se permitirá importar una firma gráfica y colocarlo en el documento.
En la parte inferior del formulario, indicar los términos de la compra al igual que la aceptación de la entrega, los bienes dañados, requisitos y condiciones de pago de facturas.