Cómo utilizar Microsoft Outlook para la orden de compra Aprobación
Para el cumplimiento lento puede reducir la calidad del servicio al cliente de su compañía puede proporcionar. el servicio al cliente de calidad inferior con el tiempo afectará a los resultados financieros de su negocio. Obtener las autorizaciones correspondientes órdenes de compra procesados tan rápida y eficientemente como sea posible significa que su empresa tendrá los suministros necesarios para mantener las cosas fluyen de una manera oportuna. Utilizando el cliente de correo electrónico Microsoft Outlook para enviar solicitudes de aprobación orden de compra puede ayudar a simplificar el proceso de pedido de suministros o productos al por mayor sin dejar de asegurar que siga los procedimientos de adquisición apropiados.
Preparar una orden de compra
Ir a la “compra y venta Orden” página de plantillas de Microsoft Office y elegir una plantilla. Asegúrese de que se puede abrir, editar y guardar la plantilla en un programa en el ordenador. Crear plantillas utilizando Microsoft Excel, Microsoft Word u otro programa aplicable.
Seleccione “Abrir” cuando se hace clic en el botón “Descargar” para la plantilla seleccionada para abrir la plantilla en el programa designado. Personalizar la plantilla para satisfacer sus necesidades y guardarlo en su computadora.
Crear y guardar su propia plantilla personalizada si no te gusta ninguna de las plantillas disponibles en Microsoft. Si es necesario, puede utilizar las plantillas de Microsoft como una guía.
Crear un “Nuevo documento” basado en la plantilla usando el menú del programa. Mediante un acceso directo no proporcionará acceso a las plantillas. Rellene el documento y guardarlo en su computadora.
Utilice un programa financiero para enviar una orden de compra si es así como crear sus órdenes de compra. Algunos programas financieros como QuickBooks tienen la integración de Microsoft Outlook para que pueda enviar una orden de compra para su aprobación directamente desde el programa.
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órdenes de compra de las exportaciones de software financiero sin la integración de Microsoft Outlook utilizando el formato de hoja de cálculo o una palabra, si es posible. Si esto no es posible, imprimir la orden de compra completa como un documento PDF y guardar que a su ordenador.
Enviar una orden de compra
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Abra Microsoft Outlook y haga clic en el botón “Nuevo” en la esquina superior izquierda para abrir un nuevo mensaje.
Ir a la ficha “Insertar”. Haga clic en “Adjuntar archivo” y vaya a la orden de compra para seleccionarlo. Haga clic en el botón “Insertar” para adjuntarlo al correo electrónico.
Ajuste el tamaño de la fuente a 14 y la fuente de color a negro. Tipo “He revisado y aprobado la orden de compra adjunta :.” iniciar una nueva línea.
Ajuste el tamaño de la fuente a 11 y la fuente de color a gris. Tipo de “Revisión de la orden de compra adjunto y responder a este mensaje. Escriba a continuación "Y- [Su nombre]" para aprobar la orden de compra o "N- [Su nombre]" para rechazar la orden de compra. Nota: La respuesta debe venir de la cuenta de correo electrónico a la que se envió.
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Saltar cuatro líneas y establecer el tamaño de la fuente a 14 y el color de la fuente a negro. Tipo “[] No estoy autorizado para aprobar esta orden de compra.” Iniciar una nueva línea.
Ajuste el tamaño de la fuente a 11 y la fuente de color a gris. Tipo “Responder al remitente. Marque con una X en el campo anterior si no está autorizado para aprobar el presente orden de compra y si sabe quién es, incluir el nombre, por ejemplo,. [X - Bill Smith]”
Consejos advertencias
- Imprimir una copia de un correo electrónico de orden de compra aprobada y adjuntarlo a la factura por la compra de documento que se autorizó la compra.
- Conseguir una firma física es más segura que una aprobación de correo electrónico porque otra persona puede tener acceso a la cuenta de correo electrónico de la persona si está firmado en todo el día.