Cómo escribir una carta de notificación acerca de una descalificación de la petición de oferta
Cuando las organizaciones requieren de un producto o servicio estándar, tales como un servicio de limpieza o de nuevo mobiliario de oficina, que publican una solicitud de calificaciones, o RFQ, en el periódico o en su página web. El RFQ se enumeran los requisitos para el producto o servicio y pide a las empresas para presentar sus ofertas. Las empresas deben seguir las reglas para la presentación de ofertas, como una regla de no contacto que requiere que los licitadores no hagan contacto con la organización solicitante, en referencia a la oferta, excepto en el proceso de solicitud. Las empresas que no cumplan estas normas pueden ser descalificados.
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Escriba la fecha. Salta una línea y escriba el nombre de la persona de contacto, su nombre de la empresa y la dirección de la empresa en líneas separadas. Saltar otro espacio y el tipo "Estimado Sr./Sra. (Name)" seguido de dos puntos.
Comience la carta diciéndole al destinatario que usted aprecia su interés en su empresa y en la solicitud de presupuesto. Explica que su oferta era muy atractivo, en su caso, y que espera tener en cuenta las ofertas de su compañía en el futuro. No darle las malas noticias en el primer párrafo porque se puede dejar de leer la carta y se habrá perdido ninguna oportunidad de explicar lo que pasó y para conservar su buena voluntad.
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Decirle que su oferta fue descalificado en el segundo párrafo. Explicar por qué su oferta fue descalificada en detalle. Hablar de la regla específica que violó, como escribir la propuesta de forma incorrecta o ponerse en contacto con un representante de la compañía durante el proceso de licitación.
Explicar el proceso de apelación, en su caso, en el último párrafo. Dale la información de contacto en caso de que ella tiene alguna pregunta adicional. Gracias a ella por su tiempo.
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Cierre la carta escribiendo "Atentamente". Saltar tres espacios de línea. Escriba su nombre completo y el título. Imprimir la carta con membrete de la empresa y firmar su nombre por encima de su nombre escrito. Haga una copia para sus archivos. Es posible que necesite hacer referencia a su carta posterior si ella se opone a la descalificación.