Ejemplo de una Carta de Intención y RFP

Una solicitud de propuesta representa una solicitud por escrito para solicitar contratistas hacer una oferta en los servicios o trabajar una compañía o agencia gubernamental quiere realizar. Se describe el alcance del trabajo, detalles de la tarea, las expectativas de calidad, condiciones requeridas para hacer una oferta, términos del contrato, los plazos de presentación y las instrucciones sobre la manera de formatear la respuesta. Contratistas típicamente envían una carta de intención indicando su interés en responder a la propuesta de la fecha de vencimiento se indica en el documento. Esto le da a la compañía o agencia una idea de la cantidad de respuestas que puede esperar.

Antes de responder a la solicitud de propuesta, leerlo a fondo. Su respuesta debe incluir un resumen de la experiencia de su empresa, biografías de los administradores clave y detalle la forma en que su empresa tiene previsto cumplir con los requisitos enumerados. Sea cauteloso si los requisitos de la propuesta no se establecen claramente las funciones deseadas o es ambigua de ninguna manera. Busque las métricas que definen cómo se medirá su cumplimiento. Evaluar las sanciones por incumplimiento y sopesar el riesgo. Entender cómo se documentó ningún contrato resultante, supervisar y administrar a cumplir el acuerdo. Si el emisor está abierto a preguntas, póngase en contacto con él y resolver todo lo que es vago. A continuación, puede enviar su carta de intención con confianza.

Una vez que decida responder, enviar la carta de intención para la fecha solicitada indica que su empresa tiene previsto presentar una propuesta. Esto asegura que va a recibir las actualizaciones o cambios a la solicitud de propuestas originales. No responda con una carta escrita a mano o utilizar el correo electrónico menos que se indique de forma explícita para hacerlo. Comience su carta indicando qué su empresa está interesada, reconocen los plazos e incluir su información de contacto. Su carta puede ser tan simple como, "Nos gustaría mostrar nuestro interés en la propuesta se hace referencia y recibir notificaciones de las actualizaciones antes de su vencimiento." Puede, por supuesto, incluir más detalles. Evitar hacer preguntas aclaratorias, que pueden hacer que su intención ambigua. Usted quiere asegurarse de que su carta llegue en la fecha indicada en la propuesta. Enviarlo por correo o servicio al día siguiente la entrega certificada para que tenga un recibo con la fecha de su entrega.