Cómo planear para una dedicación de construcción
Para cualquier organización, celebrando una dedicación edificio es la culminación de años de trabajo y planificación. Hay muchas maneras de planificar esta conmemoración. Disfrutar de su estancia creativa decidir qué componentes son los más apropiados para su evento. ¿Habrá un corte de la cinta? ¿Qué pasa con un almuerzo? ¿Quieres incluir un componente religioso? Muchas de estas ideas puede depender de su presupuesto, pero vale la pena explorar. Una vez que tenga algunas pautas en su lugar, iniciar el proceso de planificación.
Ajuste la fecha varios meses de antelación. Coordinar con su empresario de la construcción de una fecha de finalización prevista. Compruebe las regulaciones locales de construcción - es posible que necesite un certificado de ocupación que se publicará antes de que legalmente puede organizar un evento en el nuevo edificio. Si usted está planeando una celebración de toda la comunidad, comprobar los calendarios de otros grupos o instituciones para que no sobrevende fechas primos.
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Preparar la lista de invitados varios meses de antelación. Notificar a invitados VIP de la fecha y hacerles saber que se reserva plazas de aparcamiento y asientos especiales para ellos. Estimar el número de personas que asistirán: Fíjense bien en su lista y la probabilidad de que las personas que asisten. Por lo general, cuanto más grande es la lista de invitados, menor es el porcentaje de asistencia. Para las listas de 500 personas o más, el 25 por ciento de asistencia es una estimación inicial. Servicios de restauración son un recurso informado para estimar el número de personas que van a asistir.
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Varios meses de antelación, invitan a los miembros del clero y otros oradores, uno espera, participar en el servicio.
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Enviar “reserva la fecha” avisos por correo a toda la lista de invitados hasta dos meses de antelación.
Libro y se reúnen con la empresa de catering tan pronto como sea posible. Tomar decisiones sobre la planificación del espacio, menú, las necesidades de equipo, estacionamiento, arreglos florales y personal de servicio.
Libro Servicios y alquiler de equipos. Comenzar a tener reuniones de planificación para cada uno de ellos con varios meses de antelación. Estos pueden incluir equipos (sillas, mesas, ropa de cama, etapa, sistema de sonido y el podio), con asistencia, floristas, músicos, impresora y fotógrafo. Comenzar a trabajar con cualquier medio que pueda cubrir el evento.
invitaciones electrónico tres semanas antes del evento. Mano-dirección si es factible.
Reconfirmar con proveedores de servicios de dos semanas de antelación y vuelva a comprobar todos los detalles. Hacer un programa detallado de eventos para el día del evento y distribuir a los proveedores de servicios. Incluir información de contacto con números de teléfono celular. Programas u órdenes de servicio deben ir a la impresora dos semanas antes del evento.
El día antes del evento, estacionamiento de reserva para VIPs, el clero y profesionales de la restauración con conos de tráfico y las señales de aparcamiento reservadas. Recogida de programa / órdenes de servicio de la impresora. Recibe artículos de alquiler e inicie la configuración. Re-miembros de contacto del aparcamiento medios de comunicación y de reserva para ellos si es necesario.
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En el día del evento, el plan de trabajo y dependen de los profesionales que han contratado para realizar su trabajo.
Consejos advertencias
- Diseñar la dedicación para cumplir con la intención del edificio. Por ejemplo, los estudiantes podrían desempeñar un papel significativo en la dedicación de un nuevo edificio escolar, o los huéspedes pueden ser invitados a tirar semillas de flores silvestres en la inauguración de un centro de jardinería pública. Si fue donado dinero para el nuevo edificio, va a tener una fiesta privada "vista rápida" para los donantes la noche antes de la dedicación.