Alternativas a los escáneres de recibos

Para cualquier empresa, la contabilidad detallada exige el seguimiento meticuloso de cada recibo que se cruza en su escritorio. Aunque la presentación analógica tradicional es una parte importante de mantener organizada, recibos de escaneado proporcionan tanto una forma conveniente para almacenar y compartir estos documentos y una capa adicional de copia de seguridad si algo le pasa a sus copias impresas. Aunque los escáneres de recibos tienen su lugar, hay otras maneras de capturar hasta el más grande, de pelo más rebelde de recibos y mantenerlas para su custodia digital.

Cuando se toma en cuenta su mayor tamaño y múltiples usos adicionales, un escáner plano estándar puede representar una inversión monetaria más bajo en el largo plazo, en comparación con un escáner de recepción dedicado. A diferencia de los escáneres de recibos, escáneres planos se escanear varios recibos a la vez - como todas las que puede encajar en el cristal. Sin embargo, puede que tenga que separar esos recibos en archivos de imagen por separado, dependiendo de las convenciones de mantenimiento de registros de su negocio y si desea procesar los datos escaneados con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Un número creciente de aplicaciones móviles para diferentes plataformas de teléfonos inteligentes aprovechar las capacidades de las cámaras instaladas para capturar los recibos como fotografías en lugar de como exploraciones. los usuarios de teléfonos Blackberry y Windows tienen lector de recibos, que utiliza OCR para extraer información a partir de fotografías de los recibos y los coloca en una mesa que puede ser exportado como un archivo PDF o en un formato legible por Microsoft Excel. Los usuarios de Android tienen prueba OCR, un código abierto, aplicación experimental que ofrece OCR libre e incluso una vista previa en vivo de cómo el motor interno de la aplicación percibe las imágenes de la cámara. Los usuarios de iPhone tienen JotNot Scanner Pro, que ofrece mejora de la imagen y recorte pero no incluye capacidades de OCR. Tenga en cuenta que es posible que tenga que pagar por algunas de las aplicaciones.

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Si su empresa ya utiliza una solución integrada de recogida de billetes, como Evernote, Microsoft OneNote o Springpad, puede tomar fotografías de sus recibos usando cualquier cámara digital e importarlos en su base de datos existente. A partir de la fecha de publicación, Springpad no soporta OCR. Sin embargo, Evernote se ejecuta automáticamente OCR en cualquier imagen importada. Para OCR en OneNote, utilice la utilidad de imágenes de documentos incluidos en el paquete de software de Microsoft Office.

OfficeDrop, que ha recibido atención de CNET, BusinessWeek y otros puntos de venta, cuando era conocido como Pixily, ofrece a los usuarios la capacidad de enviar por correo copias impresas de los recibos y otros documentos y hacer que se escanean y se devuelven en formato digital. OfficeDrop también puede enviar sus recibos a una cuenta de Evernote existente. servicios similares ganando terreno incluyen Shoeboxed y Expensify, ambos de los cuales se combinan los servicios de digitalización a través de-la-mail con la opción de capturar y enviar imágenes de los recibos para el procesamiento de OCR a través de aplicaciones móviles integradas. La mayoría de estos servicios son de pago, dependiendo de la cantidad de documentos que quiere analizar.