¿Qué es una auditoría de comunicación externa?

La mayoría de las organizaciones que quieren manejar las actividades de comunicación pueden beneficiarse de una auditoría de comunicación externa, o una evaluación estratégica de cómo la organización se extiende a diferentes audiencias. Esta auditoría debe incluir la evaluación de cómo los esfuerzos de comunicación se refieren a los objetivos principales de la organización. Conseguir a alguien fuera de la organización para llevar a cabo una auditoría si no hay nadie en el personal para llevar a cabo una auditoría interna.

La auditoría se centra en el grado de eficacia de diferentes estrategias de comunicación. Antes de determinar la eficacia de la firma en las comunicaciones, identificar qué tipo de público reciben mensajes de la firma, y ​​los que deben recibirlos. Una auditoría puede mostrar hallazgos que sugieren cómo la estrategia de comunicación se puede mejorar, como por ejemplo un hallazgo que necesitan ser contactado en más formas o con medios de comunicación más eficaces algunas audiencias.

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Una vez que usted ha estudiado las audiencias, preparar una encuesta para ellos. Esta encuesta debe ser una lista de preguntas para evaluar la eficacia de los diferentes formatos de comunicación. Cada pregunta podría incluir una escala numérica, tal como 1 a 5, pidiendo al demandado para evaluar una estrategia de comunicación. Utilice los grupos focales y entrevistas para recopilar información general y preguntas específicas para la encuesta. Un grupo de enfoque discute preguntas informally- asegúrese de anotar las reacciones del grupo a una corta lista de temas. Una entrevista puede ser más formal, en cuyo caso se debe tener en cuenta las respuestas a todas las preguntas. Una vez que haya concluido grupos de enfoque y / o entrevistas, utilizar esos hallazgos en escribir una encuesta comunicaciones.

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Administrar la encuesta a diferentes audiencias identificadas anteriormente en la auditoría. Estos públicos ayudarán a entender cómo se comunica la organización. Es posible que desee utilizar las entrevistas en profundidad o llevar a cabo estudios de opinión. Una vez que haya completado todas las encuestas, debe tabular los resultados y analizarlos. Buscar patrones utilizando medidas estadísticas, tales como calificaciones promedio para cada pregunta de la encuesta.

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Busque conclusiones acerca de las estrategias de comunicación. Una pregunta de la encuesta podría preguntar audiencias para evaluar los representantes de teléfono del departamento de servicio al cliente. Si esta pregunta produjo un promedio inferior a calificación, tales como 2,5 en una escala numérica de 1 a 5, es posible llegar a la conclusión de que la empresa necesita para mejorar las comunicaciones de ese departamento. Resumir los resultados en un informe y compartirlo con los empleados.

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En el futuro, el equipo de gestión puede hacer cambios para mejorar las comunicaciones externas mediante el estudio de los problemas o cuestiones identificadas en esta auditoría, incluyendo la forma de alinear estratégicamente cada estrategia de comunicación con los objetivos estratégicos de la organización. Por ejemplo, una auditoría de comunicaciones podría revelar que una organización no dedica suficientes recursos para la comercialización. La organización puede alinear los gastos de marketing para cada actividad en función de su responsabilidad de lograr sus objetivos de marketing.