Cómo escribir una carta para solicitar una reunión

Las primeras impresiones cuentan cuando se escribe a alguien para solicitar una reunión de negocios, si la carta está en formato impreso o electrónico. Si su carta divaga sin un foco central, incluye errores ortográficos y gramaticales, omite detalles importantes acerca de la reunión o se presenta de manera no profesional, los destinatarios podrían no creen que vale la pena su tiempo. Mejorar las posibilidades de una respuesta positiva a la solicitud de reunión, manteniendo su carta breve y al grano y proporcionando datos precisos y claros. Escribirlo en un formato de carta de negocios para asegurarse de que se presenta como profesionalmente posible.

Justificar su carta física a la parte izquierda de la página, en el negocio fijo. No usar emoticonos o gráficos lindo si el envío de su invitación.

Coloque la fecha con el membrete. Saltar dos líneas y la lista de nombre formal del sujeto y el título, nombre de la empresa y la dirección - línea por línea. El correo electrónico ya contiene la fecha y la dirección de correo electrónico de su destinatario, lo que no hay necesidad de añadir estos.

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Saltar otra línea y añadir "Asunto:" con unas cuantas palabras descriptivas como "la invitación a reunirse para discutir su cuenta." Para una carta de correo electrónico, escriba una línea de asunto informativo similar al sujeto en una carta de papel.

Saltar dos líneas y añadir un saludo apropiado, como por ejemplo: "Estimado Sr. Jones:" para alguien que no está en un nombre de pila con, o "Estimado Bob:" si se conocen entre sí. Salta una línea y comenzar el cuerpo de la carta. Para un correo electrónico, comenzar con el saludo. Salta una línea y continuar con el cuerpo de la carta.

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Saltar dos líneas al final de su carta. Escribir un cierre de sesión apropiado, tal como "Regards", e insertar el bloque de firma, que incluye su nombre, título, nombre de la empresa y la información de contacto directo como el número de teléfono de la oficina, número de teléfono celular y dirección de correo electrónico.

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Mantenga el tono de su carta apropiada. Por ejemplo, las cartas de comercio informal pueden incluir chistes como "Espero que esta carta te encuentre en buen estado de salud después de los acontecimientos de la noche anterior." Una carta formal debe omitir la mayoría de los comentarios personales y se adhieren a las características específicas de la reunión.

Presentarse brevemente si el destinatario no lo conoce, entonces el estado que desea solicitar una reunión y lo que espera discutir o lograr en la reunión. Por ejemplo: "Soy el nuevo gestor de su cuenta en XYZ Corp, y me gustaría invitarle a reunirse conmigo para que yo pueda mostrar cómo nuestros últimos productos pueden mejorar sus beneficios."

Sugerir dos o tres fechas y horas para la reunión propuesta para que el sujeto tiene una elección y es probable que responda a su carta. Indique si la reunión será en su oficina, la oficina de su tema o un tercer lugar, y si va a incluir una comida o refrigerio.

Cierre la carta indicando cuando va a llamar para confirmar la fecha, hora y lugar de la reunión. Añadir una breve declaración expresando lo mucho que apreciamos el tiempo y la atención del destinatario.