Reglas para SOP 98-1

El estado de la situación, también conocido como "Contabilización de los costos de programas de ordenador desarrollados u obtenidos para uso interno", fue publicado en marzo de 1998 por el Instituto Americano de Contadores Públicos. El propósito de SOP 98-1 era proporcionar directrices para las organizaciones no gubernamentales o sin fines de lucro en materia de clasificación consistente de costos, ya sea como un gasto o de capital, incurridos durante el desarrollo o adquisición de software de uso interno.

El uso interno de software es desarrollado o modificado dentro de una organización con el fin de satisfacer las necesidades de la empresa. Los costes internos y externos incurridos en las etapas iniciales del proyecto se deben cargar como un gasto. Esto incluye la determinación de la tecnología del sistema necesario para el logro de rendimiento, seleccionar proveedores y consulta. Todas las actividades en la etapa preliminar son gastos hasta que se establezca la viabilidad tecnológica para el nuevo producto.

Los costes activados se incurre en la construcción o la financiación de un activo fijo. Precisamente, la capitalización de estos costos se inicia cuando la etapa preliminar ha terminado y hay una clara indicación de que el proyecto está en vías de finalización. Los gastos incurridos durante el desarrollo de software de uso interno deben ser cargados al capital. Ejemplo de tales gastos incluyen materiales y servicios, nómina y prestaciones de los empleados para el personal que están plenamente comprometidos con el proyecto. Los costos capitalizados se amortizan con base en los ingresos actuales y futuros. La capitalización debe cesar cuando el proyecto se ha completado de manera significativa. Esto ocurre después de las pruebas se han realizado y el proyecto está listo para su implementación.

Si el proyecto no se puede completar, sin costos adicionales deben ser capitalizadas. El saldo restante de los fondos asignados al proyecto debe convertirse en activos deteriorados. Si el proyecto se ha completado con éxito, entonces los costos que siguen, como la purga o limpieza de los datos existentes, la conciliación y el equilibrio de los datos antiguos en el sistema actual o la creación de nuevos datos, todos deben ser como gasto.