Cómo escribir una factura para el pago por los servicios prestados
Escribir una factura por horas trabajadas, o un servicio específico prestado a otra empresa o persona, requiere un enfoque ligeramente diferente a la utilizada para la venta de un producto tangible. En lugar de recoger un minorista establecido o precio al por mayor, está facturando, ya sea por las horas trabajadas en una tarifa acordada, o un servicio específico realizado por un precio acordado. La facturación por los servicios prestados requiere atención al detalle.
Comunicar a sus clientes cuando y cómo se va a facturar ellos para su trabajo. Si se factura una parte por adelantado antes de comenzar un proyecto, se debe informar a sus clientes. Si factura trabajo en progreso en lugar de esperar hasta la finalización del contrato, asegúrese de que su cliente está de acuerdo. Muchas pequeñas empresas facturan electrónicamente. Deje que sus clientes saben que van a recibir las facturas enviadas por correo electrónico sólo para que accidentalmente no los elimine.
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Mantenga un buen registro. Compilar los registros de las fechas y las horas trabajadas y la naturaleza de los servicios prestados. Revisar su acuerdo de proyecto o contrato de servicio para refrescar la memoria acerca de los términos específicos. Verificar el nombre y dirección. Incluir el número de referencia de la facturación del cliente, si es que existe. Incluir su propio número de referencia de archivo, si es aplicable.
Utilice un formato simple. Esto hace que el proceso de facturación más eficiente. También puede utilizar un programa de software para estandarizar el formato de factura. La factura debe incluir los campos de los números de referencia de factura, fecha de facturación, razón social y dirección, y el nombre del oficial de contrataciones a quien se envía la factura. Deja un amplio espacio para detallar los servicios prestados, junto con códigos de proyecto o de productos aplicables.
Especificar el importe de la factura. Las horas pueden ser las horas reales de servicio que proporciona en una tarifa por hora acordada, o de los servicios específicos que ha proporcionado para el importe de la factura. Por ejemplo, si usted está construyendo un porche, es posible que haya elaborado el plan, la madera seleccionada y sentó las bases para el marco durante un período de facturación. Se podría enumerar las actividades y especificar un importe de la factura de suma global. O bien, puede enumerar cada actividad por separado, indicar las horas trabajadas para cada uno, y luego calcular el importe de la factura multiplicando las horas trabajadas y la tarifa por hora.
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Incluir documentos de apoyo cuando sea apropiado. Por ejemplo, si tienes que usar los servicios de mensajería o servicios que duplican para completar las tareas, adjuntar copias de los recibos.