Consejos para responder a un RFI y RFP y la Esencia del Desarrollo de un contrato de servicio Ganar

Las respuestas a una solicitud de información (RFI) y la solicitud de propuesta (RFP) incluyen por lo general estos objetivos primarios: para obtener nuevos negocios, para demostrar la capacidad para resolver un problema concreto y para informar al cliente acerca de los recursos necesarios. Estos recursos podrían incluir costes financieros, el acceso al personal, la información y la asignación del tiempo. Las empresas también pueden consultar la terminología alternativa para solicitar las presentaciones de los proveedores de servicios, tales como la solicitud de aplicación (RFA), o una invitación a presentar ofertas (ITB). El desarrollo de un contrato de servicio de ganar incluirá estos elementos a destacar de la competencia.

El estilo de escritura debe demostrar una comprensión de la cultura de negocios y el uso de la comunicación apropiado para el público. Algunas respuestas de RFI o RFP son un seguimiento de una conversación previa con un administrador de empresas, que debe ser utilizado como una ventaja. Si este es el caso, entonces la comunicación por escrito adecuado debe reflejar los puntos clave específicos mencionados por el administrador. Incluso si no se ha establecido la comunicación, pistas sobre el estilo de escritura de una organización se pueden encontrar en sitios web o en los materiales de la empresa. ¿La empresa utiliza un estilo formal o informal de escritura? Si la comunicación de una empresa es formal, el PP debe reflejar un tono similar. Los directivos son los informes de lectura menos confortables escritos con un tono informal, incluso si hay una relación establecida. escritura informal en el desarrollo de un contrato de servicio puede llegar a ser tan descuidado o perezoso, y es a menudo visto como poco profesional.

En respuesta a la RFI o RFP requiere un formato sistemático. Generalmente, la respuesta incluye una copia de la RFP originales. El informe puede ser restringido a un formato predeterminado asignado por la empresa solicitante, pero siempre debe tener el logotipo de su empresa y la información de contacto con formato consistente en todas las páginas. Tenga en cuenta que si va a enviar electrónicamente, algunos programas no pueden permitir gráficos para subir. Un suplente, "sólo texto" formato debe ser preparado en caso de que el cliente reporta problemas para ver la propuesta.

Cada respuesta a una propuesta debe comenzar con una introducción al problema. La introducción puede incluir una breve descripción de la situación del cliente, las actividades específicas, responsabilidades y limitaciones, y un esbozo del resto de la propuesta. El cuerpo es el siguiente componente y se dirige a los métodos o enfoques para ser utilizado en la solución del problema. Las propuestas ganadoras están seguros de presupuestos detalle, fechas y calificaciones. Estas calificaciones pueden incluir una cartera, referencias de clientes anteriores y antecedentes educativos. El tercer y último componente de una RFP o RFI ganador es el resumen. candidatos fuertes brevemente volver a exponer sus posiciones y las calificaciones y son firmes en pedir el negocio.

Un RFI o RFP contrato de servicio ganadora debe ser completa, exhaustiva y concisa. Cada propuesta debe ser doble y triple comprobó en cuanto a gramática, ortografía y formato consistente. Adiciones y apéndices pueden ser incluidos con los títulos correspondientes. Algunas adiciones a incluir son cartas de referencias de clientes anteriores, encuestas y resultados de investigación, bibliografías, gráficos e ilustraciones visuales. Sólo la información que apoya las necesidades del cliente y la propuesta debe ser incluido.