Solicitud de Información vs. Solicitud de propuesta

Muchas compañías de traer a proveedores externos cuando tienen proyectos a gran escala. Hay muchas razones para la externalización del trabajo, incluyendo la falta de personal, falta de recursos y la falta de conocimientos para el proyecto. Al elegir un proveedor perspectiva, un negocio a menudo envía una solicitud de información o solicitud de propuesta. Antes de decidir qué tipo de herramienta que es mejor para su organización, tenga en cuenta las diferencias entre los dos.

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Las solicitudes de información, o RFI, están planeando documentos. Son documentos informales y generalmente no requieren de compromiso por parte de cualquiera de las partes. IFRs están diseñados para recopilar información acerca de la empresa, las capacidades, habilidades y experiencia del proveedor prospectivo. los detalles del proyecto y el presupuesto general no se incluyen en este tipo de documento. La única vez que este tipo de información se incluye es si la empresa está en busca de un proveedor a corto plazo para un proyecto pequeño.

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Las solicitudes de propuesta, o RFP, son documentos complejos empresas crean para atraer a las ofertas y propuestas de los proveedores externos. Una RFP típicamente incluye el proyecto de presupuesto, plazos y criterios, así como las metas y objetivos de la empresa. Se centra en las especificaciones y alcance del proyecto, y funciona para solicitar una respuesta detallada a los vendedores potenciales. respuestas de los proveedores suelen incluir información sobre la compañía proveedor, precio propuesto y los detalles específicos de cómo el vendedor ejecutar y administrar el proyecto.

La RFI se usa típicamente solo para proyectos de bajo presupuesto, y como punto de partida para proyectos de alto presupuesto. Por lo general toma varias semanas para enviar y recibir respuestas para este tipo de documento, y por lo general es menos de 10 páginas. En el PP se utiliza para proyectos de alto presupuesto, y es comúnmente creado al final de la fase de recopilación de información del proyecto. Por lo general toma varios meses para enviar y recibir respuestas de los vendedores con este tipo de documento, y es por lo general un mínimo de 20 páginas o más.

El uso de un RFI es ventajoso para los pequeños, proyectos de bajo impacto. Este documento no requiere mucho tiempo ni esfuerzo por parte de los proveedores potenciales, ya que no tienen que enviar de vuelta largas descripciones de los detalles del proyecto. Por lo tanto, las empresas utilizan este tipo de documento para obtener más información sobre el alcance de un gran proyecto antes de comenzar el proceso de propuesta. El beneficio de una solicitud de propuesta es que se prepara la compañía para seguir adelante con un proveedor y comenzar la fase de contrato.

La desventaja de un RFI es que los vendedores pueden no estar interesados ​​en el envío de información, ya que no ven el compromiso implícito de la compañía. Las desventajas de la RFP son las preparaciones que consumen tiempo necesario para enviarlo y recibirlo. Si una empresa es incierto sobre el alcance y las especificaciones del proyecto en general, escribiendo el PP puede ser muy difícil o puede dar lugar a propuestas de los proveedores impredecibles.