Cómo escribir un informe de gastos

Los empleados que pagan por gastos de negocios aprobados de sus propios fondos en general, pueden esperar el reembolso de sus empleadores. Para facilitar dicho reembolso y garantizan que los costos se registran con precisión en el libro mayor de la empresa, los empleados deben presentar un informe detallado de todos estos gastos de su propio bolsillo.

Cosas que necesitará

Si su empresa ofrece una plantilla de informe de gastos, acceder a ella y seguir sus instrucciones.

Si no es así, recoger sus recibos juntos, y colocarlos en orden cronológico. También lista de todos los gastos para los que no tiene recibos, como el kilometraje del automóvil y gastos adicionales como periódicos y refrescos comprados en las máquinas expendedoras del hotel.

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Si va a crear su propio informe sin una plantilla provista por la empresa, utilizar una hoja de cálculo. Crear una plantilla y copiarla en una nueva hoja de trabajo para cada nuevo informe a prepararse. Cada hoja de cabecera debe tener en cuenta su nombre, el nombre del departamento y el código, y el período que abarca el informe. Debajo de esta información, la plantilla debe tener al menos cinco columnas, Conocer encabezado, del beneficiario, el propósito o la descripción, y la cantidad. Según la política de su empresa, es posible que deba agregar columnas adicionales de información, tales como códigos de contabilidad, asistentes de la reunión, y así sucesivamente.

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Lista de sus gastos en la hoja con el fin fecha con sus recibos y lista como fuentes. Preparar un informe por período - ya sea semanal, quincenal, mensual o de otra manera, por lo general se especifica en la política de su empresa. Si tiene varios recibos para un solo día, ayuda a agruparlos por tipo de gasto, tales como los gastos de comida y gastos de estacionamiento.

Si recibe una indemnización a tanto alzado para cualquier propósito, introducirlo en su propia fila en la parte inferior del informe, después de que los gastos de recibos.

Si está reembolsado por el kilometraje que puso en su vehículo personal, usted debe mantener un registro del automóvil y transferir el kilometraje a su informe de gastos sobre una base diaria o semanal, de acuerdo con la política de la empresa. Entrar en el kilometraje en su propia fila como una partida de gastos por separado. Introduzca las palabras "Kilometraje de automóvil personal" en la columna del beneficiario, las millas y la tarifa por millas en la columna Descripción (es decir, "275 millas @ 58 centavos / milla"), y la cantidad a percibir, en la columna Cantidad. Tenga en cuenta que cada empleador tiene su propia tasa de reembolso de millaje.

Cuando se hayan introducido todos los gastos, el total como el último elemento en la columna de la cantidad. Si ha recibido un anticipo en efectivo para cubrir los gastos, reste esa cantidad de sus gastos totales. Esta es la cantidad a ser reembolsado en su caso.

Diferentes patrones tienen diferentes políticas sobre la forma de presentar los recibos. El suyo puede requerir que envía los recibos originales, o que envíe exploraciones o fotocopias. Es posible que necesite correlacionarlos por lo que es más fácil para la persona que maneja el reembolso de los gastos coincidir con el recibo. Si va a presentar una solicitud de reembolso de millaje, también debe presentar una copia de su registro automático para el período.

Envíe su informe de gastos en la forma, y ​​acompañada de recibos, de conformidad con la política de su empleador. Presentar solamente la hoja de cálculo que contiene los gastos de la semana en curso, no todo el archivo de hoja de cálculo con la plantilla en blanco y muchas semanas de gastos.