Cómo informar de los gastos de viaje

Cuando una persona de una empresa u organización viaja, su hotel, la comida y el transporte son a menudo pagados por la empresa u organización para la que trabaja. El viajero debe llevar un registro de los gastos y mantener los recibos para asegurarse de que él puede llenar correctamente un informe de gastos de viaje cuando regrese. El informe de gastos de viaje es un documento que incluye una lista de los artículos y servicios que fueron pagados por el viajero. A pesar de que cada organización tiene sus propios requisitos y reglamentos relativos a los viajes, hay algunos elementos generales que deberían normalmente siempre aparecer en los informes de gastos de viaje.

Cosas que necesitará

Tomar una forma de gastos de viaje desde el departamento de viajes o de recursos humanos antes de salir en el viaje. El informe de gastos de viaje incluirá una serie de elementos que deben ser rellenados después de completar el viaje. Típicamente estas formas son una hoja. A veces, que están impresos en sobres. En el caso de que el empleador requiere que los empleados llenar formularios de gastos de viaje por vía electrónica, imprimir el formulario electrónico antes del viaje y utilizarlo como una plantilla para registrar los costos durante el viaje.

Video: Cloud Xpenses, aplicación para controlar y registrar los tickets de gastos de empresa con SAGE y SAP

Guarde todos los recibos del viaje. Si el formulario de viaje está impreso en un sobre, basta con colocar los recibos en el sobre después de realizar cada compra. Si no hay un sobre, los recibos se pueden colocar dentro de bolsas de plástico con cremallera. Asegúrese de que cada compra se contabiliza ya sea con una recepción física o una tarjeta de crédito después de que el viaje ha terminado.

Esperar a recibir estados de cuenta de la compañía de tarjetas de crédito antes de presentar el informe. Compruebe que ha incluido todos los costes del saldo de la tarjeta de crédito en el informe de gastos de viaje. Sumar los recibos y asegurarse de que todos ellos están contados y que los costos se colocan en las secciones derecha del informe.

Video: CADEFI - Viáticos y gastos de viaje, Tratamiento Fiscal - 24 de noviembre del 2016

Complete la sección “Alimentación” del informe de gastos de viaje. Esta sección es probable que se divide en día. Simplemente escriba la cantidad de dinero gastado en alimentos de cada día. Es importante recordar que incluya consejos que se pagan en efectivo a este gasto lo contrario su informe- matemáticas puede llegar a unos pocos dólares menos una vez completado el viaje.

Llene la sección que incluye los precios de hoteles y alojamiento. Si esta sección se incluyen los servicios obtenidos en el hotel, al igual que las tasas de Internet o consejos para el botones, asegúrese de incluir estas cosas. Si el servicio de habitaciones se ordena y se añade a la factura del hotel, restar esta cantidad desde la sección de “especiales” y asegúrese de incluirlo en la sección “La comida” antes de presentar el informe de gastos.

Llene la sección “viaje” al incluir el precio de los billetes de avión o la cantidad de millas recorridas si conducir su propio coche. Consulte con el departamento de viajes para averiguar cuál es la tasa por milla. Normalmente es de alrededor de 50 centavos por milla, si se utiliza su propio vehículo. Si se utiliza un vehículo de alquiler, no se le da un reembolso de las millas, sin embargo todavía serán reembolsados ​​los costos de gas.