Cómo crear un sistema de archivo sin defectos
Imagínese sacando un cajón y mover de un tirón sin esfuerzo a la deseada
presentar en cuestión de segundos. Sólo una fantasía? No tiene que ser. Una vez tú
contar con un sistema de trabajo en su lugar, el archivador de sus sueños es
dentro de su alcance.
Contenido
- Video: solucionar problemas y reparar archivos en windows 7 (sin programas)
- Video: cómo cambiar la cámara por defecto de android y otras aplicaciones
- Video: como restaurar photoshop a sus ajustes por defecto
- Consejos advertencias
Decidir sobre un sistema de clasificación y etiquetado. La mejor manera de comenzar este es ordenar las pilas de papel en su escritorio en grupos- un patrón pronto saldrá.
Nombre sus carpetas de archivos con los nombres. Elija los que aparecen primero en su mente cuando se necesita el material. Si cree que "la materia de fondo" en lugar de "Investigación de Materiales", a continuación, utilizar el título más informal. Encontrará el archivo con más facilidad posteriormente.
documentos de archivos con prontitud. Si usted no puede tomar el tiempo para presentar un documento de inmediato, por lo menos garabatear un nombre de archivo en él. Esto acelerará más adelante la clasificación y ordenamiento.
Video: Solucionar problemas y reparar archivos en windows 7 (sin programas)
Escribir la fecha (mes y año) se inicia un archivo en su etiqueta. Esto le indica cuánto tiempo usted ha tenido y lo hace más fácil para purgar después. Si el archivo se vuelve demasiado grasa, basta con abrir una segunda con el mismo nombre pero una nueva fecha, por lo que no termina con mullidos archivos a largo plazo.
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Localizar el material importante de manera rápida por ciertas carpetas de archivos de codificación por colores. Esto funciona mejor si reserva dos o tres colores para tipos de archivo específicos: quizá rojo para "Crisis Pendiente," verde "para" Arreglos de viaje y negro de "más irritante del cliente." Más de tres colores se vuelven muy difíciles de recordar, lo que contradice el objetivo.
Mantenga sus archivos consultados con mayor frecuencia en los cajones de archivo escritorio o en un soporte de archivo de rodadura que se ajusta debajo de la mesa o cerca de ella.
Dedicar una parte de su espacio archivador a un primer archivo de vencimientos - un archivo de acordeón con ranuras numeradas diarios y mensuales. Use las ranuras diarias para presentar los documentos relacionados con la fecha del mes en curso, y poner el material de mayor alcance en la sección del mes correspondiente. Ver 10 establecer un sistema de aviso.
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Purgar los archivos actuales, con vigor y sin piedad. Limitar los archivos activos de dos cajones. Si usted comienza mirando un tercer cajón, lo consideran una señal de que tiene que ir a través de los dos principales otra vez y mover más material a los archivos - oa la papelera.
Establecer una planificación de borrado para las copias archivadas. Ponga sus papeles no está seguro sobre los descartes en una caja y luego elegir una fecha para hacer una final, la decisión de no giro hacia atrás sobre ellos. Marque su calendario con fecha de ejecución de la caja. Cuando llegue ese día, dar los contenidos ver una vez más y luego desecharlos.
Consejos advertencias
- Almacenar unas cuantas carpetas vacías en la parte delantera de su cajón de archivos más accesible para la creación de un nuevo archivo es fácil.
- Almacenar los registros financieros de años anteriores en las cajas de almacenamiento etiquetados para el año. Consulte con el IRS y los departamentos legales y de contabilidad de su empresa en cuanto al tiempo que necesita para mantener estos. Cuando el límite de tiempo se ha acabado, alimentar a los contenidos de la trituradora.
- Desterrar el concepto de un archivo de varios procedentes de su vida. Si hay algo que vale la pena poner en una carpeta de archivos, que vale la pena poner en una carpeta que tiene una etiqueta específica.