Habilidades de secretaría y Deberes
Secretarias, también conocidos como auxiliares administrativos, mantienen entornos de oficina funcionando sin problemas. Dado que los clientes y los clientes normalmente a cumplir por primera vez en cualquier empresa u organización, que necesitan una personalidad extrovertida y excelentes habilidades de servicio al cliente. Secretarias también necesitan equipo y capacidad de organización y la capacidad de operar otros equipos de oficina.
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Funcionamiento del sistema de centralita y el teléfono es un deber importante de secretarias. teléfono trabajo también requiere habilidades de servicio al cliente superior. Por ejemplo, las secretarias deben responder al teléfono cortésmente con el saludo de la empresa correspondiente. Independientemente de sus sentimientos personales, deben comunicarse de una manera respetuosa. Deben estar preparados para hacer frente a las preguntas del cliente y quejas relacionadas con el personal, los productos y servicios de la compañía.
Secretarias deben tener excelentes habilidades de organización para controlar y gestionar los eventos del calendario de su empleador. Esto significa que la programación y recordando a los empleadores de reuniones o compromisos importantes, la preparación de espacios en la sede y organizar la entrega de los materiales necesarios para las reuniones, tales como suministros de oficina, equipos informáticos, refrescos y artículos de servicio de alimentos.
Una serie de tareas de secretaría requiere conocimientos de informática. Secretarias deben crear, editar e imprimir documentos, crear y mantener las hojas de cálculo, realizar investigaciones en Internet y enviar y recibir mensajes de correo electrónico. Se necesitan algunas secretarias de usar software de computadora para preparar presentaciones de PowerPoint. Otros deben actualizar la página web de la empresa o publicar información en los sitios de redes sociales, como Facebook, MySpace y Twitter.
La organización de archivos de oficina y la información es parte del trabajo de la secretaria típico. Dependiendo de la compañía, el sistema de archivo puede ser electrónico, digital o en papel. Secretarias deben tener excelentes habilidades de organización y convertirse en expertos en cualquier sistema que utilizan sus empleadores.
Experiencia en el uso de otros equipos de oficina es esencial para secretarias. Por ejemplo, utilizan una máquina de fax, copiadora, escáner o impresora. Cargando empapelado, la fijación de los atascos de papel, en sustitución de la tinta y tóner y solución de problemas reparaciones sencillas también son típicamente su responsabilidad.
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Algunos empleadores dan a sus responsabilidades secretarios contables. Ellos pueden pagar las facturas de fondos de la compañía, enviar facturas, realizar tareas de presupuestos o realizar tareas de nómina. Secretarias deben ser expertos en el uso de la calculadora de 10 teclas y saber cómo utilizar el software de contabilidad del equipo, como QuickBooks.
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Secretarias son a menudo a cargo del correo y entregas. Secretarias enviar, recibir y clasificar el correo para la oficina. También programan pick-ups para los paquetes salientes y firmar paquetes que se entregan.
