Descripción del puesto de secretaria en un hotel

secretarias del hotel podría funcionar con cualquier número de profesionales de la administración dentro de un hotel. En un hotel más pequeño, el secretario podría ser el personal de apoyo para el gerente general y el gerente del restaurante, así como cualquier otro personal administrativo. En un hotel más grande, secretarias podrían estar en papeles más matizadas, que trabaja en el departamento de finanzas del hotel, ayudando al gerente de marketing, o bajo la dependencia del jefe de servicio de catering, por ejemplo. Algunos trabajos requieren sólo un diploma de escuela secundaria, mientras que otros pueden requerir entrenamiento de formación o de la especialidad de secretaría más avanzada en la gestión del hotel o restaurante. En cualquier caso, el trabajo de la secretaria general, será para contestar los teléfonos, la gestión de documentos y la comunicación, y cuidar de logística de la oficina.

Todas las secretarias deben tener fuertes habilidades interpersonales para hacer bien su trabajo. Aunque por lo general no funcionan en la recepción del hotel, secretarias todavía tienen que estar preparados con una sonrisa y un saludo cálido para los visitantes de la oficina del hotel. Como los primeros clientes o proveedores persona a menudo se encuentran en la oficina, secretarias tienen que ser capaces de responder a las preguntas o manejar las preocupaciones de la gente. Secretarias son también a menudo responsable de responder a los teléfonos de oficina y dirigir clientes y proveedores para los administradores o departamentos apropiados dentro del hotel.

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La gestión de la comunicación es grande pieza de trabajo de una secretaria. Ella puede leer y responder a las consultas generales que entran en el sistema de correo electrónico oficina del hotel y reenviar los mensajes a la persona adecuada. También puede revisar los registros diarios para determinar si los invitados VIP se espera que ese día, y luego comunicarse con el resto del personal acerca de cómo manejar los huéspedes. Si los gerentes de los hoteles tienen mensajes o boletines específicos que van hacia el resto del personal, el secretario podría ser la persona para escribir y distribuir dichas comunicaciones. La parte de comunicación del trabajo requiere conocimientos de informática, a menudo incluyendo Microsoft Word y Excel y cualquier comunicación o sistemas internos del hotel utiliza la reserva.

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operaciones de la oficina y la programación a menudo caen al secretario hotel. Podría ser necesario para gestionar el calendario del administrador general de todos los días, por ejemplo, así como reuniones con los empleados de programación y envío de recordatorios al personal. El secretario también podría ser responsable de programar el uso de salas de conferencias o salas internas de eventos especiales alquilados por huéspedes. Para mantener la oficina funcionando sin problemas, el secretario ordenará suministros tales como papel, tinta de la impresora o el café, y supervisar el equipo de oficina para asegurarse de que está en buen estado de funcionamiento.