Las responsabilidades de un secretario de la organización del viaje

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Una vez que un secretario descubre que su jefe tiene que viajar por negocios, tiene que aprender las fechas exactas del viaje previsto. Si usted es responsable de hacer los arreglos de viaje para todos en su departamento u oficina, debe determinar si otros miembros del personal están viajando al mismo tiempo también. Dependiendo de la empresa para la que trabaja, puede que tenga que determinar el presupuesto para los gastos de viaje o en contacto con el departamento de contabilidad para ver si el dinero está en el presupuesto para los viajes. Debe averiguar lo que los hoteles están en la zona en la que su jefe va a viajar, si tiene alguna preferencia, y obtener los costos y la disponibilidad de habitaciones.

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Ahora que ha confirmado los días y el número de personas que viajan, usted debe hacer los arreglos de viaje reales. Las responsabilidades de un secretario pueden incluir ir en línea y hacer las reservas a sí misma o ponerse en contacto con una agencia de viajes con todos los detalles. Las empresas más grandes pueden tener un departamento de viajes donde el secretario solamente tiene que proporcionar el itinerario propuesto y el personal de viajes tiene la responsabilidad de hacer realidad todos los arreglos. Su responsabilidad también incluirá la revisión de la confirmación de los arreglos y asegurar que son correctos. Usted debe saber si su jefe tiene ningún preferencias de asiento en el avión, cómo se tomarán muchas piezas de equipaje y en su caso deben ser revisados. La reunión o conferencia a su jefe que asiste puede requerir la reserva de su asiento y que probablemente será responsable de enviar RSVP en su nombre.

Otra parte de los arreglos de viaje que hacen incluye tomar cuidado de las necesidades de viaje para su jefe mientras está fuera. Usted debe saber si su jefe necesita transporte al aeropuerto o si será reembolsado por el costo de aparcar su coche en el aeropuerto. Usted debe proporcionar una copia impresa del itinerario de su jefe para usar cuando llega a su destino para que sepa su horario diario e incluyen las direcciones del hotel y la ubicación de la reunión o conferencia. Se puede reservar un coche de alquiler por adelantado que estará disponible a su llegada o los arreglos para el transporte del hotel para llevarla al hotel. Las responsabilidades de un secretario al preparar un viaje incluye asegurar que cada aspecto del viaje está cubierto.