Deberes comité de la reunión

Para una reunión pequeña, menos formal, una familia uno, por ejemplo, un comité de tres o cuatro personas es útil. Uno de los miembros puede supervisar en contacto con todos aquellos que se le invite, uno puede encontrar un lugar para el evento y / o actividades del plan para el grupo, y un miembro puede estar a cargo del presupuesto, recoger el dinero y el pago de los gastos relacionados con el evento. Tener un cuarto miembro del comité que se pueden diseñar y actualizar una página web para el evento también es útil. El más grande y más formal de la reunión, se necesitará más gente en cada comité para planificar y ejecutar el evento.

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El presidente del comité de invitación y su equipo son responsables de obtener los nombres, direcciones, números de teléfono y direcciones de correo electrónico de todas las personas a ser invitados al evento. Si la reunión es un evento anual, sería conveniente hacer y mantener una lista actualizada. El actual presidente sería responsable de la actualización de la lista y lo que le da al presidente que dirigirá el comité el año siguiente. Este comité sería responsable de contactar a todos los invitados. Dependiendo de la forma oficial del evento es, invitaciones se podrían entregar por teléfono, por correo electrónico o por escrito. El comité sería responsable de mantener un total acumulado de personas que van a venir y tener esa información a disposición del comité de eventos y el comité de finanzas.

El comité de planificación sería responsable de encontrar un lugar lo suficientemente grande como para contener el reencuentro. Esto podría ser tan simple está reservando un refugio en un parque local en una fecha específica para una reunión familiar, o tan complejo como hacer las reservas en un hotel o centro de convenciones para una gran reunión. El comité de planificación podría ser responsable de la planificación o la organización de actividades para el evento, o puede haber un comité de actividades separada que se encuentra bajo la supervisión del comité de planificación o es un comité independiente por completo. El presidente del comité de planificación trabajaría con el coordinador de finanzas para asegurar que los eventos planificados están dentro del presupuesto de reunión y el dinero recaudado para esos eventos van a pagar por ellos.

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El Comité de Finanzas sería responsable de recoger todo el dinero de los asistentes para la reunión y el desembolso de ese dinero para pagar el costo del evento. El Comité de Finanzas debe mantener un ojo en la línea de fondo para garantizar los demás comités no están gastando más dinero de lo presupuestado. Dependiendo de qué tan grande es el evento, el presidente y uno o dos otros miembros pueden tener que configurar una cuenta de cheques en un banco local para depositar todo el dinero de la venta de entradas y las tasas de eventos, y al pago de todas las facturas relacionadas reunión. Para grandes eventos, el comité puede tener que nombrar a diferentes personas a estar a cargo de los depósitos y la firma de cheques de cuentas para evitar cualquier posible irregularidad financiera por parte de los miembros del comité. El presidente del comité de finanzas trabajaría en estrecha colaboración con el comité de invitación y comité de planificación sillas para asegurar que el evento se ejecuta sin problemas y se mantiene dentro del presupuesto.

El comité página web sería responsable del diseño y la actualización de la página web del evento. El comité trabajaría con la otra presidentes de comisión para publicar la información que piensan los asistentes necesitarán. Parte de la información que el sitio podría contener es la dirección de contacto presidente, se asigna a todos los eventos, información del hotel y una lista actualizada de las que ha de venir o fotos de reuniones anteriores.