Cómo escribir un contrato de mantenimiento

Una declaración exacta del trabajo es clave para establecer una relación exitosa entre su empresa y un contratista de mantenimiento. Establecer expectativas claras de servicio antes de hacer una oferta comienza puede ayudar a evitar malos entendidos que son la causa más común de fallas en el mantenimiento de externalización, según el sitio web FacilitiesNet. Una vez que tenga una oferta ganadora, negociar términos y escribir un contrato de mantenimiento clara y bien definida.

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Reemplazar los tradicionales acuerdos de nivel de servicio basados ​​en insumos visto en la mayoría de los contratos de servicio con los requisitos de mantenimiento basados ​​en los resultados. A diferencia de los acuerdos de nivel de servicio, que suelen incluir tanto la tarea y se requieren listas de materiales, los requisitos de mantenimiento definen tanto el resultado y los indicadores clave de rendimiento, pero permiten que el contratista para determinar los pasos y materiales son necesarios para cumplir con el objetivo. requisitos basados ​​en resultados son especialmente importantes si usted externaliza instalaciones o servicios de mantenimiento de equipos, ya que carecen de conocimiento o habilidad en el local.

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Definir los parámetros que permiten la administración eficaz de los contratos. Por ejemplo, incluir una cláusula que define un sistema de órdenes de trabajo que asegura que el personal de mantenimiento no aceptan las solicitudes de mantenimiento directamente de los empleados y también proporciona una manera para que pueda monitorear el desempeño del contratista y solicitudes de mantenimiento urgentes o de emergencia. Incluir una cláusula que especifica que es responsable de proporcionar - y pagar - las herramientas y materiales necesarios para realizar los trabajos de mantenimiento.

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emergencias de mantenimiento dirección mediante la inclusión de un requisito de guardia después de las horas y de prioridad a la respuesta fuera del horario de veces, según el grado de urgencia. Dependiendo de los requisitos del servicio de mantenimiento, es posible establecer una expectativa de lunes a viernes de sólo de guardia o uno que requiere que el contratista esté disponible 24 horas al día, siete días a la semana, los 365 días del año. Priorizar después de horas de llamadas como problemas de rutina, urgente o de emergencia, y establecer responden por los tiempos de mantenimiento para llamadas de urgencia y emergencia. Por ejemplo, clasificar errores de aire acondicionado tan urgente, y requiere personal de mantenimiento de guardia a estar en el lugar de trabajo y en la reparación de un plazo de dos horas.

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Decidir sobre una estructura de pago que funcione para usted y el contratista. Una combinación de tarifa fija y pagos variables funciona bien para la mayoría de los contratos de mantenimiento. Use un modelo de pago de tarifa fija para el mantenimiento rutinario, de guardia y un modelo de pago variable por tanto en servicio y después de horas de urgencia y de emergencia llama problemas. Por ejemplo, aumentar el pago de cuota fija en un 10 por ciento para las llamadas urgentes después de horas y el 20 por ciento para llamadas de emergencia. Incluir un modelo de reembolso si va a reembolsar al contratista para la totalidad o un porcentaje de las herramientas y materiales que ofrece.