Cómo administrar un Contrato de Línea de Mantenimiento
mantenimiento de las instalaciones es un servicio que muchas empresas y oficinas gubernamentales contrato para los proveedores de terceros. El gerente de la instalación normalmente negocia los contratos y supervisa el trabajo realizado por los vendedores. El trabajo puede incluir todo, desde la limpieza de oficinas y mantenimiento de la jardinería para la inspección de ascensores y hacer reparaciones del edificio. La gestión de los contratos incluye la creación y siguiendo los presupuestos, participando en sesiones de planificación estratégica y asegurar que los proveedores de mantenimiento sigan las regulaciones de cumplimiento ambiental.
Busque un proveedor de servicios de mantenimiento que ofrece una gama completa de servicios para reducir la cantidad de facturación que tiene que hacer y el número de contratos que debe supervisar. Las líneas de comunicación con el proveedor se simplifica cuando sólo tiene un punto de contacto para la limpieza, jardinería, reparación y servicios profesionales tales como electricidad y fontanería. empresas de mantenimiento de instalaciones integradas son más costo-eficiente.
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Establecer expectativas y listas específicas de funciones que se esperan de los trabajadores que hacen el mantenimiento. Desarrollar un contrato que cubre todos los objetivos se requiere que el contratista para cumplir. horas y fechas incluir cuando el trabajo debe ser completado. horas de horarios y días en que el trabajo se va a realizar y anotar los contratistas proceso debe seguir para cambiar las órdenes.
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Aclarar las funciones del contratista y usted mismo por escrito. Difuminación de las responsabilidades de gestión puede llevar a conflictos que socavan la productividad de los equipos de mantenimiento. Por ejemplo, si un ejecutivo se queja de cómo su oficina se ve en la mañana, como el gerente de las instalaciones deben llamar a la persona de contacto del proveedor en lugar de hablar directamente con el equipo de limpieza por la noche. Deja la disciplina y la dirección de los trabajadores al supervisor vendedor.
Hacer visitas regulares a los lugares donde los equipos de mantenimiento están trabajando para ver de primera mano la calidad de los trabajos a ejecutar y medir la actitud y la vestimenta de los trabajadores para asegurarse de que cumplan con sus acuerdos contractuales. Mientras que usted debe mantener una lista actualizada de las quejas de los representantes internos de la compañía, usted será más eficaz en las reuniones con los proveedores cuando has sido testigo de problemas por sí mismo.
Consejos advertencias
- Mantener las emociones fuera de la ecuación cuando se reúna con los proveedores para revisar los contratos o cuando informe de problemas. Ha comprobado las referencias del proveedor y considerado su trayectoria antes de contratar, por lo que debe tomar medidas para salvar una relación de proveedor cuando se producen problemas. Para bajar de un proveedor y tienen que empezar el proceso de licitación y entrevistar a todo es mucho tiempo y puede dar lugar a interrupciones en el servicio que reflejan negativamente en su capacidad de gestión.
- contratos de mantenimiento de instalaciones opinión sobre una base regular para asegurar el cumplimiento de los mandatos del contrato. Después de una asignación a largo plazo, los contratistas pueden obtener descuidado o pasar por alto aspectos importantes del trabajo a causa de la rotación de personal. Establecer un horario regular trimestral para reunirse con el contratista para revisar el trabajo, criar a preocupaciones antes de que se conviertan abrumadora y escuchar a las cuestiones que el contratista puede hacer frente que están causando interferencia con la correcta ejecución de la obra.