Cómo administrar archivos Tickler

archivos cosquilleras optimizar la organización y maximizar la eficiencia como un recordatorio físico para futuras acciones. "El archivo de vencimientos ayuda a mantener sus citas y documentos manejable y quita la presión de encontrar billetes, documentos, direcciones e invitaciones, especialmente cuando corriendo por la puerta para una cita de negocios o compromiso social," Judy observa Ott de Judy Organización Ott y Diseño. Una vez que el archivo de vencimientos está configurado, coordinar con un Plan de bolsillo o un calendario en línea y revisión diaria hacer la gestión de las tareas más fáciles.

Cosas que necesitará

• Plan de bolsillo
• Computadora
• Microsoft Outlook u otro calendario y lista de tareas en línea

Ponga la caja de archivo en un lugar visible. Un archivo de vencimientos es sólo tan buena como su diario de fácil acceso y la interacción con ella.

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Pestaña carpetas colgantes, una ficha sobre cada una de las 12 carpetas de archivos colgantes, asignando a cada uno un mes carpeta - Enero a Diciembre.

Coloque el conjunto de archivos numerados o divisores (1 a 31), en representación de cada día del mes, en la carpeta de archivos que cuelga del mes en curso.

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Elegir un calendario y lista de tareas pendientes. Tradicionalmente, el planificador de bolsillo ha sido la manera de guardar notas y programar citas y elementos de acción. A medida que avanza la tecnología, una amplia selección está disponible de software y aplicaciones en línea con la gestión de proyectos, planes de acción y calendarios en línea. Microsoft Outlook es de uso general, ya que es parte del paquete de Microsoft Office. sistemas de gestión de relaciones con los clientes, tales como Goldmine o Salesforce, son alternativas robustas con características expandidas tales como plantillas de cartas y seguimiento de clientes.

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Programar los puntos de acción futuras. Si el seguimiento de posibles clientes cuyas tarjetas de negocio han sido recogidos en la última cámara del mezclador de comercio o la planificación para el próximo evento de gala, bloquear la hora y la fecha de cada actividad en el calendario.

Detallar la lista de tareas. La lista de tareas es una gran manera de enumerar los pasos pertinentes hacia metas y objetivos, y la fecha en que va a completar cada paso. La lista de tareas también ayuda a mantener un registro de pago de cuentas.

Presentar documentos relevantes en el archivo de vencimientos que se corresponden con los puntos de acción identificados en el calendario y lista de tareas. Por ejemplo, si una cita de ventas está programada en el día 21 del mes en curso, tal vez un programa de copia impresa, folleto de ventas con tarjeta de visita y las instrucciones a la Junta se presentó en el archivo de vencimientos en el mes actual detrás de la lengüeta numerada 21 . las entradas para la sinfonía para el próximo mes se archivan en la carpeta de archivos que cuelga del próximo mes.

Revisar el día siguiente. Mira el calendario, lista de tareas pendientes y buscar en el archivo de vencimientos cada noche antes de salir del trabajo o retirarse por la noche, si es en casa.

Prepararse para el siguiente mes. Cuando termina el mes en curso, tome los archivos o divisores numerados y colocarlos en la carpeta colgante del próximo mes, la organización de la fecha en orden los documentos que se han acumulado en la carpeta de ese mes.