Cómo preparar formas PPAP

Un plan de pago preaprobado, también conocido como un PAPP, proporciona mayor comodidad a sus clientes, así como su departamento de facturación. Al autorizar a su empresa para transferir una cantidad especificada de fondos de una cuenta corriente o de ahorros en una fecha predeterminada, sus clientes no tienen que lidiar con la molestia de hacer pagos periódicos. Del mismo modo, la disposición libera su departamento de facturación de la emisión de facturas y algunos de procesamiento de pagos. Porque se necesita autorización por escrito para acceder a una cuenta a nombre de otro cliente, debe asegurar el acceso a la cuenta por escrito mediante un formulario PAPP.

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Recopilar información básica del cliente. secciones de formato en el formulario para que los clientes entran en su nombre, número de teléfono de la empresa y la dirección de facturación en el formulario de PAPP. Incluir un campo para todas las piezas de información al cliente de su departamento de facturación mantiene para cada cliente.

Recopilar información sobre la cuenta corriente de la cual el cliente autoriza el pago. Recoger el nombre y la dirección del banco de origen, su número de ruta - el primer número de nueve dígitos que se encuentra en la parte inferior izquierda, esquina de un cheque - y el número de cuenta bancaria - la serie de números que siguen al número de ruta. Los bancos diseñar su propia cuenta los sistemas de numeración, por lo que pueden ser de cualquier longitud.

Recoger un cheque anulado por parte del cliente para confirmar la información de la cuenta de cheques.

Proporcionar una declaración escrita que autoriza su empresa para hacer retiros de la cuenta especificada según sea necesario. Si la fecha de facturación y la cantidad facturada se mantienen constantes, dejar espacios en blanco para el cliente o la agencia de facturación para completar. Una declaración de la muestra sería el siguiente: “Por la presente autorizo ​​a (nombre de la empresa) para cargar en mi por $____ sobre el ____ de cada mes. Yo certifico que tengo la autoridad para autorizar débitos de la cuenta que aparece arriba, y de acuerdo con los términos y condiciones presentados por este acuerdo."

Proporcionar un espacio para los clientes de firmar y fechar la declaración para autorizar su cuenta.

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Incluya todos los términos y condiciones que pueda necesitar en una sección de “Términos y Condiciones”. Estos artículos pueden incluir disposiciones que requieren que el cliente asuma la responsabilidad de las tasas de retorno o denegados y proporcionar notificación de cambio de datos de la cuenta a la semana antes de la fecha de facturación, así como disposiciones marco para su empresa o el cliente de cancelar el acuerdo con un aviso por escrito.