Sobre el mantenimiento de registros

Hacer un seguimiento de los archivos y documentos importantes ha sido una tradición de larga data en las sociedades humanas. Aunque puede sonar como un tema aburrido, el mantenimiento de registros es en realidad una parte importante de nuestra historia y de nuestra cultura actual.

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Las primeras formas de lenguajes escritos que conocemos - incluso tablas de piedra y rollos de papiro - parecen haber sido impulsado por nuestra necesidad de registrar las leyes de nuestra sociedad, que regula las entidades, nacimientos y muertes, historial médico y otra información importante. A medida que nuestras culturas se hicieron más sofisticados, también lo hicieron nuestros registros de esas sociedades: desde los rollos y empleados de Roma a los centros de aprendizaje en los monasterios en la Edad Media, siempre hemos tratado de realizar un seguimiento de nuestros siempre cambiantes comunidades y regiones. En el siglo 21, nuestro mantenimiento de registros ha evolucionado para incluir mecánicamente mecanografiados y sistemas de archivos de datos electrónicos más simples, por los avances en la industria de la computación que permiten el almacenamiento de datos y documentos electrónicos.

Un sistema de registro permite a una persona u organización para presentar, trazabilidad y gestión de documentos y registros. Estos pueden incluir información financiera, documentos legales, registros de pagos y créditos, y otros asuntos importantes o registros personales. La mayoría de los sistemas siguen un conjunto de reglas para la entrada y salida de documentos y proporcionan requisitos específicos para cualquier persona usar, transmitir, copiar o mover los datos.

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Video: Mantenimiento del registro

La mayoría de los sistemas de mantenimiento de registros se pueden clasificar en una de dos maneras: personal o profesional. sistema de registro personal de cada uno es un poco diferente, y no hay método estándar para seguir al crear su propia cuenta. La mayoría de la gente utiliza un sistema de archivo para las facturas, documentos legales y otros documentos importantes, y muchos también tienen un sistema para el correo entrante y saliente. Algunas personas crean los presupuestos familiares, listas de tareas pendientes y otras tareas para mantener sus registros en orden y dar estabilidad a sus actividades cotidianas. Sin embargo, puede crear un sistema con sólo los elementos que se sienten cómodos a usted que es importante contar con un sistema que va a utilizar realmente en lugar de uno Usted teme que trabaja en. Fuera de la casa y en el ámbito profesional, usted encontrará que muchas organizaciones tienen requisitos de presentación específicas que se utilizan a través de una disciplina o especialidad. Contadores, auditores y asesores fiscales todos tienen un sistema conjunto de reglas a seguir en su muchas agencias de donación y de préstamo de registros keeping- requieren receptores para mantener sus registros en un system.Governments particulares están obligados a mantener ciertos formatos de registros para un número específico de años para cumplir con las leyes de registros abiertos.

Los beneficios de mantenerse organizado extienden más allá de simplemente ser capaz de encontrar algo cuando sea necesario. Los estudios han demostrado que las personas que se sienten a menudo organizan también se sienten más en control de sus vidas y con frecuencia son más saludables que aquellos que se sienten abrumados o caótica. Además, tener un sistema de trabajo de mantenimiento de registros - y ajustarse a él - se puede abrir más oportunidades para usted en su carrera y la vida del hogar, por lo que le permite el acceso a los registros y antecedentes que usted necesita para casi cualquier transacción comercial, compra grande o cambio de vida. A nivel empresarial o gubernamental, exitoso mantenimiento de registros puede significar la diferencia entre el funcionamiento de un negocio de manera eficiente y perder tiempo y recursos valiosos para tratar de ordenar a través de los cientos de documentos creados cada mes.

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Si usted está pensando en la creación de su propio sistema de archivo para uso personal o en el hogar, experimentar con algunas maneras diferentes antes de decidirse por uno que sea más cómodo para usted. Si estás en una pequeña empresa, consulte con su asesor financiero o especialista en impuestos antes de configurar el sistema para ver cuáles son sus requisitos son- si tiene un auditor, asegúrese de que también en contacto con su oficina para ver lo que sus prioridades serán a al final de cada año fiscal. Esto le puede ahorrar tiempo y dinero durante la contabilización de fin de año. Si trabaja para una organización y aprender acerca de sus sistemas de archivo, se puede comprobar las asociaciones que rigen los registros de la industria (por ejemplo, consultar con la asociación líder en su industria o los gobiernos estatales y federales en su área para ver cuáles son sus requisitos ).