Cómo planear un presupuesto de TI

Resumir los gastos de TI del año anterior por categorías. Determinar el porcentaje del presupuesto total de TI que se utiliza para cada categoría. Por ejemplo, se calcula el porcentaje del presupuesto dedicado al mantenimiento de rutina, actualizaciones de software, las iniciativas de desarrollo de negocios y eventos inesperados como los fallos del sistema.

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Utilice el resumen del presupuesto de TI como la base para su nuevo presupuesto de TI. Retire cualquier gasto que ya no son relevantes y añadir nuevos gastos que se prevé para el próximo año. Por ejemplo, si ha adquirido un nuevo sistema de enrutamiento de teléfono en el año anterior, puede eliminar los costes de instalación de su nuevo presupuesto, pero se necesita para mantener el gasto de mantenimiento continuo asociado con el nuevo sistema.

Consulte con el desarrollo empresarial y la gestión ejecutiva sobre las metas para el próximo año. Discutir los cambios del sistema o adiciones que serán necesarias para alcanzar los objetivos de negocio. Incluir las necesidades de equipo, necesita de personal y los requisitos de software. Asesorar a la dirección de estos departamentos de los costes previstos y asegurarse de que están dispuestos a defender los gastos propuestos durante las revisiones del presupuesto.

Hablar de los objetivos de empleo y los cambios con la gestión de recursos humanos. Utilizar sus proyecciones para determinar cualquier cambio en los cambios de capacidad o del sistema en su nuevo presupuesto de TI.

Enviar consultas a todas las otras áreas funcionales que lo soliciten objetivos relacionados para su departamento para el próximo año. Incorporar estos objetivos en su presupuesto de TI para que pueda dar cabida a sus peticiones.

Enviar RFP (solicitud de propuestas) para nuevos proyectos o grandes compras para obtener proyecciones de gastos precisos.

Recopilar toda la información presupuestaria y números en un amplio documento. Comparar el porcentaje del presupuesto dedicado a cada categoría en su nuevo presupuesto y el presupuesto de TI anterior. Tenga en cuenta cualquier discrepancia grande para evitar errores.

Revisar su presupuesto con la administración y los ejecutivos. Presentar su presupuesto con gráficos y otras colas visuales que indican dónde están dedicados gastos. Por ejemplo, crear un gráfico circular que muestra los gastos por departamento de la empresa, un gráfico que muestra las diferencias por categoría desde el año anterior y cualesquiera otras gráficas que correlacionan los gastos a los objetivos presupuestarios. Para las grandes desviaciones con respecto a años anteriores, presentar documentación de cada departamento y el desarrollo de negocios detallando sus objetivos.

Revisar su presupuesto sobre la base de las decisiones ejecutivas sobre los objetivos de negocio y gastos. Asesorar a cualquier departamento de cambios en su presupuesto que afectarán a sus objetivos para que puedan peticionar ejecutivos de financiación para cumplir sus objetivos.

Video: Presupuesto en Base a Resultados, en tiempo Real

Enviar su presupuesto final para su incorporación en el presupuesto global de la empresa para el próximo año.