Cómo hacer una portada de fax confidencial
No serías la primera profesional de negocios para reflexionar sobre la mejor manera de manejar una transmisión por fax confidencial. Etiquetarlo como “confidencial” y es posible que, sin saberlo, invitar a la curiosidad y una invasión de la privacidad de alguien. Omitida y las consecuencias podrían ser aún peor. Abordar ambas cuestiones mediante el etiquetado de forma destacada su fax como “confidencial” en la portada del fax. Luego insertar algunos dientes en el aviso ojos-off escribiendo un mensaje confidencial pie de página en la parte inferior de la hoja.
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Crear un nuevo documento en el procesador de texto con márgenes de 1 pulgada. Insertar el logotipo de la empresa, en su caso, en la parte superior de la página.
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Centre la palabra “Confidencial” en negrita en la parte superior de la página. Capitalizar las letras para dar énfasis. Por debajo, y centrado, colocar las palabras “fax”, “portada” o “transmisión de fax” para el reconocimiento rápido.
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Escribir “Fecha:” “Hora:” y “Número de páginas, incluyendo la portada:” en el lado izquierdo de la hoja de cubierta. Espacio dos veces y escribir “acto:” “Número de fax:” y “Número de teléfono:” en líneas separadas. Espacio dos veces de nuevo y escribir: “Remitente:” “Número de fax:” y “Número de teléfono:” en líneas separadas. Incluidos los números de teléfono y de fax es una manera inteligente para cubrir sus bases, sobre todo si el fax se pierde, fuera de lugar o nunca llega. Si un número es incorrecto o dos números se transponen, puede corregir el error en futuras transmisiones de fax.
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Personalizar su portada de fax con una sección que se adapte a sus necesidades de negocio. Por ejemplo, si envía regularmente faxes a la misma persona o departamento, se puede hacer una caja con el titular “la información de enrutamiento” o “Los próximos pasos.” O, mantener sus opciones abiertas mediante la creación de una sección “Comentarios” para que pueda entregar -Escribir una nota o instrucciones, como, “Por favor llame a mí inmediatamente para verificar la recepción de este fax.”
Escribir un mensaje de pie de página en la parte inferior de la portada de fax. Similar a una advertencia confidencial que se ve en algunos correos electrónicos, este mensaje debe transmitir que el fax: se confidential- está destinado sólo para el addressee- y contiene información cuya “divulgación, copia, uso o distribución” está prohibido. También debe solicitar que el remitente se le avise de la recepción errónea - otra buena razón para suministrar un número de teléfono en la parte superior de una portada de fax.