Cómo escribir una carta para solicitar informes mensuales
Los informes mensuales son valiosos como un registro de eventos y los resultados en un departamento y como contribución a una empresa en su conjunto. En la educación sino que también proporcionan información útil a partir de diferentes departamentos como para el progreso y resultados. Son un registro que puede ser cotejada en documentos de mayor tamaño para proporcionar una visión de conjunto para que una empresa o universidad.
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Escribe una introducción sobre el tema indica por el que solicita la presentación de informes mensuales. Mostrar buenas razones por las que se requieren y la contribución que se va a hacer a la empresa, colegio o universidad en su conjunto.
Describir los beneficios a los destinatarios, como la mayoría de la gente piensa en este trabajo como extra. Un informe mensual puede ser una oportunidad para alabar y demostrar que las cosas han ido bien. También puede ser una oportunidad para mencionar áreas donde se necesita ayuda o algo necesita seguimiento. También puede ser un informe sobre el progreso de un proyecto en particular. Resaltar la importancia de los informes para la planificación y enfocar la mente del individuo sobre los esfuerzos de su departamento o de su de.
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Dar fechas y plazos para el año en que se requerirán los informes mensuales. Enfatizar por qué tienen que llegar a tiempo, ya que generalmente son una contribución a un informe más amplio y esto se puede retrasar si se retrasan los informes mensuales.
Suministrar una plantilla si es posible que contenga los principales puntos que desea cubrir en el informe mensual. Esto hace que sea más fácil para los encuestados para completar y ahorra tiempo cada mes. Pueden cambiar la plantilla cuando sea necesario. Por otra parte, dar directrices en su carta para ayudar a los autores del informe. Los diferentes departamentos estarán proporcionando información diferente - por ejemplo, algunas ventas financieras y algunos - por lo que diferentes plantillas pueden ser requeridos. Pedir al escritor de informe para listar categorías en hojas separadas.
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Dividir cada sección de la carta en párrafos. Dar las razones que se requiere el informe mensual en el primer párrafo. Describir los beneficios para los destinatarios en la segunda. Mencionar fechas y plazos en el tercer párrafo, o suministrar una lista separada con las fechas. Hablar de la plantilla o directrices en el cuarto párrafo. Incluir una nota de agradecimiento en el último párrafo de la ayuda del receptor. Sea conciso y agradable.
Consejos advertencias
- Escribir una carta de negocios requiere ciertas formalidades. Si inicia la carta con el nombre de alguien, debe terminar "Atentamente". Si usted comienza con "Estimado señor o señora," debe terminar "Atentamente". A continuación el saludo debe ser una referencia o línea de detalle objeto, en este caso "informes mensuales."
- Escribir la carta como una solicitud pero sea firme que serán necesarios los informes de cada mes.