Cómo escribir un documento de negocios

Los documentos comerciales se utilizan por muchas razones, tales como para informar, hacer peticiones y persuadir. Los documentos comerciales incluyen correos electrónicos, memorandos, cartas, informes y propuestas. Aunque la escritura del negocio tiene múltiples propósitos, todos los documentos de la empresa tienen similitudes, como ser formal, preciso y fácil de leer.

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Tormenta de ideas. Decidir qué tipo de documento que va a escribir (carta, propuesta, informe, etc.) y luego una lluvia de ideas de contenido. Anote todo lo que viene a la mente, incluso si usted no cree que sea relevante. Lluvia de ideas ayuda a clarificar sus ideas y le da un punto de partida para la escritura.

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Hacer un esquema. Saber lo que va a escribir antes de empezar le ayudará a mantenerse en la pista y ahorrar tiempo. Miran a sus ideas de intercambio de ideas y escoger las ideas relevantes para ser utilizadas en el documento. Usar esas ideas para escribir un esbozo del documento. Número sus ideas principales temas y / balas utilizar para escribir sub-categorías o ideas dentro de cada idea principal.

Utilizar su esquema para escribir el borrador del documento de negocio. El esquema ofrece temas de cada párrafo o sección del documento así que asegúrese de utilizarlo como una guía a medida que escribe. Si usted se encuentra apartarse del esquema, reorientar o considerar si es necesario agregar algo para el contorno.

Mantenerse enfocado en el propósito de su documento. Asegúrese de que su documento utiliza un estilo apropiado que cumpla con su propósito-es decir, si está escribiendo una carta de solicitud, es persuasivo? Si usted está escribiendo un informe, es informativo?

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Revisar y editar. Asegúrese de que el borrador es clara y precisa, eliminando cualquier información irrelevante. Reescribir las frases torpes o párrafos, secciones aclarar poco claras y asegúrese de que haya respondido a cualquier pregunta de un lector puede preguntar. También asegúrese de que ha abordado todas las cuestiones clave. A continuación, editar el documento de la ortografía y la puntuacion.

Use un lenguaje apropiado. Elegir el idioma y el vocabulario que el lector (s) previsto va a entender. Una buena regla general es mantener el lenguaje simple. Si debe utilizar un vocabulario técnico o acrónimos, definirlos a menos que esté seguro de sus lectores entenderán ellos.

Formato de manera apropiada. Utilice el formato apropiado para su estilo de documento (es decir, si usted está escribiendo una carta de negocios, el uso de formato de bloque). La mayoría de los documentos de negocios utilizan números de página de escritura Font- de 12 puntos a espacio simple y en documentos largos. Colocar gráficos, cuadros y otros documentos de apoyo en un apéndice. Crear una portada y una tabla de contenidos cuando sea apropiado.