Procedimientos Operativos Oficina

procedimientos de la oficina por escrito ayudan negocio funcione sin problemas y de manera más eficiente. procedimientos básicos se describen las prácticas de atención al público: los procedimientos, que los realiza y lo que se hace. Oficinas tienen directrices para la gestión de personal, los depósitos en efectivo, el correo entrante y saliente, la correspondencia y los reembolsos.

El correo entrante se abre y el contenido es sellada con la fecha. Los cheques se colocan en la papelera "para depositar". El correo se ordena por receptor y se coloca en bandeja de correo de la persona.

Se prepara el depósito bancario y hace copias de los cheques recibidos. Los archivos adjuntos se grapadas a las copias de cheques. Él entrega los cheques y las copias de deslizamiento depósito y archivos adjuntos a las cuentas por cobrar.

El correo saliente es el sello postal y llevado a la oficina de correos cada noche.

Contestar al teléfono por el tercer anillo. El saludo estándar es de "Buenos días, la empresa ABC, John habla. ¿Cómo puedo ayudarle?" Responder "Sólo un momento" y colocar la llamada en espera.

Compruebe el calendario de la oficina para los empleados ausentes. Si está ausente, informe a la persona que llama, y ​​pregunte si alguien puede ayudar. Si la persona está en, anunciar la llamada y enviar la llamada. Si la línea está ocupada, informe a la persona que llama, y ​​ofrecer correo de voz o un mensaje escrito.

Los mensajes incluyen el nombre de la persona que llama, la hora y la fecha, motivo de la llamada, y de devolución de llamada número. Poner el mensaje en la ranura de correo del destinatario.

Los consumibles estándar son inventariados y ordenaron mensual. El calendario de la oficina está marcada para los envíos programados y los suministros necesarios. Ella prepara el formulario de pedido de suministros de oficina y el director de la oficina lo autorice antes de su colocación.

Video: 26 Guía para elaborar un mapa de procesos

Para los suministros no estándar, completar un formulario de solicitud de suministros y presentar a la secretaria.

Ella tiene la responsabilidad del calendario de la oficina. Al programar una reunión, consulte el calendario de conflictos, y enviar la solicitud a la secretaria.

Video: Manual de Procedimientos

envíos mensuales para los clientes, la comercialización y la promoción se introducen en el calendario de la oficina. Los empleados responsables de estos pueden enviar por correo electrónico las fechas a la secretaria.

las fechas de viaje, correo electrónico ausencias de los empleados y las vacaciones en el Secretario.

reembolsos de viaje se procesan semanalmente. Utilice el formulario de viaje aprobada. Introduzca la fecha de gastos, tipo de gasto y la razón de los gastos. Adjuntar los recibos legibles por los gastos. No hay cantidades son devueltas sin un recibo.

Utilice el formulario de solicitud de verificación autorizados para efectuar controles irregulares. Complete la información del beneficiario, la fecha es necesario, la cantidad del cheque y las secciones razón. Obtener la aprobación de un administrador o contador.

Video: Proceso Administrativo

Las tarjetas de crédito se procesan mensualmente. Se necesita un recibo por cada compra. Introduzca su nombre, la razón de los gastos y otra información de identificación en el recibo. Cualquier cargo sin recibos y gastos personales, se deducen del sueldo del empleado.

pedidos de los clientes terminados se entregan dos veces al día a A / R por el vendedor de envío y facturadas al final del día laboral.

Video: Curso1/5 - Cómo Elaborar el Manual de Procedimientos

Los depósitos diarios recibidos por A / R se aplican al final del día laboral.