Cómo crear un presupuesto de papelería
El presupuesto de suministros de oficina es un desglose de los costes que pueden servir como un plan de gastos. En forma escrita, el presupuesto especifica cómo la empresa va a gastar los fondos designados para los suministros utilizados en las operaciones de oficina. El plan debe ser realista para que pueda ser comprendido y adherido a fácilmente. El presupuesto de suministros de oficina es una herramienta necesaria para medir los gastos generales de una empresa. Preparar un presupuesto le permitirá gestionar los costes de manera eficiente y mantener un rango de gastos de funcionamiento razonable que no superará los ingresos comerciales. El presupuesto básico de suministros de oficina generalmente incluye sólo los gastos que son absolutamente necesarios para el funcionamiento de un negocio con eficacia. El presupuesto se puede aumentar con el tiempo, según sea necesario, mientras que el negocio crece.
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Revise los elementos de artículos de oficina que son esenciales para el funcionamiento del negocio. Crear una hoja de cálculo para mostrar los elementos tales como bolígrafos, diversos tipos de papel, marcadores, lápices, tinta de la impresora, grapadoras y grapas, clips de papel, carpetas de archivos, suministros de correo, sobres y cinta adhesiva. Asegúrese de incluir elementos que son específicos de su negocio en particular. Por ejemplo, si usted proporciona copia de seguridad de datos o tratar con los medios de almacenamiento, necesitará un CD o DVD y otros suministros y equipos especializados.
Revisar el costo de los artículos y obtener una cantidad total mensual para cada elemento. Documentar los cálculos en la hoja de cálculo. Añadir todos los números individuales para cada artículo junto para el total del presupuesto mensual. A continuación, se multiplica el total mensual por 12 y la cantidad anual de presupuesto de suministros de oficina. Añadir un 10 por ciento adicional para la expansión.
La investigación de los diversos proveedores de suministros de oficina para encontrar los precios más rentables. Crear una hoja de cálculo separada para comparar los datos de diferentes proveedores para los artículos que usa regularmente para realizar negocios. proveedores independientes suelen suministrar cotizaciones para que usted considere. Calcular las estimaciones de los proveedores para el costo promedio mensual aproximado. Incluir estos datos, más del 10 por ciento en la hoja de cálculo.
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Comparación de las estimaciones totales de los proveedores a su estimación actual y original. Crear una copia de la hoja de cálculo estimado original del paso 1 para usar en la consideración de los cambios de precios. Utilice la nueva hoja de cálculo como la plantilla para su presupuesto actual. Ajustar los precios para los artículos que se encuentran por menos a diferentes proveedores. Tenga en cuenta el vendedor, el precio y la fecha en la hoja de cálculo para el seguimiento futuro. Considerar cada elemento de la lista y eliminar los que no están absolutamente necesario.
Evaluar y revisar el presupuesto sobre una base mensual. Trate de usar una herramienta de presupuesto, como el ofrecido por Microsoft para administrar las finanzas de suministros de oficina. Desarrollar un sistema para el seguimiento del presupuesto de suministros de oficina de forma coherente. Regularmente ajustar y revisar los precios y el suministro de uso. Ajustar el presupuesto de acuerdo con los nuevos hallazgos y recortar siempre que sea posible. Si se produce un gasto excesivo, tomar medidas para encontrar reducciones en otras formas mediante el aprovechamiento de las ventas y otras ofertas de los proveedores.